Top 9 # Cách Tạo Unread Mail Trong Outlook Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Trong Outlook, bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký được cá nhân hóa cho email của mình. Chữ ký của bạn có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, biểu trưng hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay. Bạn có thể thiết lập để chữ ký tự động thêm vào tất cả các thư gửi đi hoặc tùy theo từng trường hợp.

Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản Microsoft Office 365, đồng thời sử dụng Outlook và Outlook trên web hoặc Outlook trên web cho doanh nghiệp, bạn cần phải tạo chữ ký trong cả hai sản phẩm. Để tạo và sử dụng chữ ký email trong Outlook trên web, Create và thêm chữ ký email trong chúng tôi hoặc Outlook trên web.

Bước 1: Mở một email mới.

Tùy thuộc vào kích thước cửa sổ Outlook, menu nút Message menu và Signature có thể ở hai vị trí khác nhau.

Bước 3: Chọn New, trong hộp thoại New Signature, nhập tên cho chữ ký.

Bước 4: Trong Edit signature, gõ vào chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ và kích thước cũng như căn chỉnh văn bản. Nếu bạn muốn tạo chữ ký với dấu đầu dòng, bảng hoặc đường viền, hãy sử dụng Word để định dạng văn bản, sau đó sao chép và dán chữ ký vào hộp Edit signature.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký email, thay đổi phông chữ và màu sắc,… bằng cách sử dụng mini formatting bar trong Edit signature.

Bạn cũng có thể thêm các icons và liên kết vào chữ ký của mình.

Bước 5: Trong Choose default signature, hãy đặt các tùy chọn sau cho chữ ký của bạn

Trong E-mail account, chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký. Bạn có thể đặt chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email.

Nếu bạn muốn chữ ký mặc định được thêm vào tất cả thư mới, trong hộp thả xuống New messages, hãy chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào thư mới, hãy chọn none.

Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trong các thư bạn trả lời và chuyển tiếp, trong menu Replies/forwards, chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định của (none).

Bước 6: Chọn OK để lưu chữ ký mới và quay lại tin nhắn. Outlook sẽ không thêm chữ ký mới vào thư bạn đã mở ở Bước 1, ngay cả khi bạn chọn áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới. Bạn sẽ phải thêm chữ ký theo cách thủ công vào thư này. Tất cả các thư trong tương lai sẽ có chữ ký được thêm tự động. Để thêm chữ ký theo cách thủ công, hãy chọn Signature từ Message menu và sau đó chọn chữ ký bạn vừa tạo.

Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký của bạn

Nếu bạn muốn thêm logo công ty hoặc hình vào chữ ký, hãy sử dụng các bước sau.

Trong hộp Select signature to edit, hãy chọn chữ ký bạn muốn thêm biểu tượng hoặc hình ảnh vào.

Chọn Image icon, Chèn hình ảnh từ biểu tượng thiết bị, định vị tệp hình ảnh của bạn và chọn Insert.

Để thay đổi kích thước hình ảnh, nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Picture. Chọn tab Size và sử dụng các tùy chọn để thay đổi kích thước hình ảnh. Để giữ tỷ lệ hình ảnh, hãy đảm bảo chọn Lock aspect ratio.

Khi hoàn tất, chọn OK, sau đó chọn OK lần nữa để lưu các thay đổi cho chữ ký.

Chèn chữ ký theo cách thủ công

Nếu bạn không chọn chèn chữ ký cho tất cả thư hoặc trả lời mới và chuyển tiếp, bạn vẫn có thể chèn chữ ký theo cách thủ công.

Trong email, trên tab Message, chọn Signature.

Chọn chữ ký của bạn từ menu xuất hiện. Nếu có nhiều chữ ký, bạn có thể chọn bất kỳ chữ ký nào bạn đã tạo.

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file backup của Inbox trong Microsoft Outlook. Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Office Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện. Chỉ cần thực hiện theo các bước sau bạn sẽ không gặp phải vấn đề gì.

Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export.

Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy. Chọn Export to a file và nhấn Next.

Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (.pst). Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấnNext.

Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email.

Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ. Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish.

Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ý muốn cho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấnOK.

Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.

Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gian đó là chỉ cần lưu lại file chúng tôi của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó.

Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:Documents and Settings[username]Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook (vị trí file chúng tôi khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file chúng tôi vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng).

Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là chúng tôi nếu bạn đã đổi tên).

Để thiết kế chữ ký đẹp bạn cần có một ít thẫm mỹ để chọn font chữ, màu sắc, và thiết kế của chữ ký phù hợp với doanh nghiệp hoặc mục đích mong muốn.

Các phiên bản phần miền Microsoft

Outlook.com – Đây là phiên bản web miễn phí là đối thủ ngang tầm với Gmail của Google. Là phiên bản kế thừa của Window Live Mail và Hotmail.

Outlook Office 365 – Là một phần mềm có trong phiên bản trả phí hàng tháng của dịch vụ Microsoft Office 365. Với tính năng dành cho doanh nghiệp

Outlook 2019 – Lại là một phiên bản trả phí khác nữa, tuy nhiên sự khác biệt là bạn chỉ cần thanh toán một lần là có thể sử dụng mãi mãi.

Các bước tạo chữ ký email trong Outlook

Bước 1: Mở Outlook nhấp vào nút Home trên thanh công cụ.

Bước 2: Nhấp vào  New email ở góc trên cùng bên trái của màn ảnh như hình bên dưới.

Bước 4: Chọn Signatures trong thanh thả xuống để bắt đầu tạh hoặc chỉnh sửa chữ ký email.

Bước 6: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.

Bước 7: Ấn OK.

Bước 8: Trên màn hình kế tiếp, đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature lớn Edit để bắt đầu định dạng cho chữ ký.

Bước 9: Hộp trống to phía dưới Edit Signaute.

Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.

Tên công ty bạn đang làm việc.

Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…

Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…

Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Hình ảnh giúp dể dàng nhận dạng bạn là ai, ngoài ra hình ảnh cần phải rõ ràng.

Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân làm nổ bật cá tính của bạn.

Bạn có thể định dạng font chữ cho chữ ký của mình theo phong cách riêng. Outlook cung cấp cho bạn các kiểu đáng và đường viền phong phú để tạo sự mới mẻ cho chữ ký của mình.

Bước 11: Chọn Picture trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.

Bước 12: Để chèn link website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất cứ chữ nào trong chữ ký của bạn. Trước hết, hãy sử dụng nổi bật hình ảnh hoặc chữ mong muốn chèn.

Bước 14: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đa số URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.

Nếu muốn áp dụng chữ ký cho all các sms mới, lựa chọn tên chữ ký từ thực đơn thả xuống của New messages.

Còn nếu mong muốn dùng cho những sms trả lời hoặc chuyển tiếp, ở thực đơn thả xuống lựa chọn tên chữ ký của Replies/Forward.

Hơn nữa, bạn không muốn vận dụng chữ ký cho tin nhắn mới, tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, thì chọn (none) cho thực đơn thêm vào.

Bước 17: Cuối cùng, lựa chọn OK ở hợp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.

Khi mở hộp thư mới, thư trả lời hoặc chuyển tiếp không giống, chữ ký tự động xuất hiện ở cuối trang.

Tổng hợp mẫu chữ ký email đẹp

Mọi người đều được khuyên là nên backup dữ liệu thường yêu, vì vậy hãy thực hiện việc đó với website file hoặc email của bạn. Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cách làm thế nào để backup/export email của bạn sử dụng 3 emails clients phổ biến nhất, trong đó backup mail outlook là cách đơn giản nhất.

Một điểm bất lợi nữa của POP3 là khả năng trích xuất các tin nhắn email đã được gửi sang email client. Vì vậy, nếu bạn có thể kích hoạt IMAP, hãy luôn sử dụng giao thức này. Để biết thêm chi tiết về sự khác biệt giữa 2 giao thức IMAP và POP3, hãy xem qua bài hướng dẫn này tutorial.

Trước khi bắt đầu backup mail Outlook, bạn cần chuẩn bị:

Truy cập vào tài khoản hosting control panel

Desktop Email client.

Bước 1 – Thu thập thông tin chi tiết của Email Server

Đầu tiên, bạn cần lấy các thông tin chi tiết để kết nối tới email server. Tại Hostinger, thông tin email server có thể được lấy bằng cách sau:

Truy cập vào Hosting control panel và nhậm Email trong trường tìm kiếm.

Bước 2 – Backup mail Outlook/Thunderbird/Macmail

Khi bạn đã có thông tin email, bạn có thể tiến hành cấu hình email client và tạo backup mail Outlook của bạn. Bên dưới là các bước hướng dẫn làm thế nào để backup email trên 3 email clients trên desktop.

Lựa chọn 1 – Backup mail Outlook

Hãy bắt đầu bằng việc thêm tài khoản email lên Outlook. Trong bài hướng dẫn bên dưới, bạn có thể biết làm thế nào để cài tài khoản email lên Outlook 2016. Hướng dẫn làm như vậy trên phiên bản Outlook 2013 có thể xem ở đây: Outlook 2013 see this tutorial.

Sau khi hoàn tất cấu hình nhấn nút Done.

Khi bạn đã thêm tài khoản email vào Outlook, hãy làm theo các bước sau để backup mail Outlook của bạn:

Bạn sẽ thấy file .pst trong thư mục được chọn, đó là bản lưu trừ từ việc backup mail Outlook của bạn. Như bạn thấy, backup mail Outlook rất đơn giản, chỉ mất vài phút

Lựa chọn 2 – Backup Email trên Thunderbird

Khởi động Thunderbird và bắt đầu tiến trình cài đặt email vào Thunderbird. Nếu đây là lần đâu, hướng dẫn cài đặt lần đầu sẽ hiện lên. Ngoài ra, bạn có thể nhấn nút Email để khởi động tiến trình này:

Bạn đã cấu hình Thunderbird client thành công. Bây giờ hãy tiếp tục và backup email messages của bạn. Có thể hơi khó khăn vì email client này không có tính năng export được tích hợp. Đây là cách để làm việc này:

Tạo thư mới từ máy tính của bạn và đặt tên nó là Email Backup.

Trong Thunderbird, truy cập thư mục email của bạn mà bạn muốn backup.

Sử dụng CTRL + A (CMD + A for MacOS) và chọn tất cả tin nhắn từ trong thư mục đó.

Chọn Email Backup cho thư mục đích.

Vậy là xong, Thunderbird sẽ xuất toàn bộ tin nhắn email của bạn sang định dạng eml.

Bạn đã thành công tải tất cả tin nhắn nhận được trong email account của bạn vào máy tính.

Lựa chọn 3 – Back Up Emails trên Mac Mail

Người dùng MacOS có thể backup email bằng Mac Mail. Làm theo các bước sau để thêm email account vào Mac Mail:

Điền thông tin email chi tiết ở bước đầu và nhấn nút Sign In.

Nếu thông tin bạn điền là đúng, Mac Mail sẽ đăng nhập và tải về email mới nhất.

Back up email bằng Mac Mail rất đơn giản:

Vậy là xong, bạn đã backup thành công email của bạn sử dụng Mac Mail client dưới dạng. mbox, được hỗ trợ rộng khắp tất cả email client phổ biến. Vì vậy bạn sẽ không gặp vấn đề gì nếu có ý định chuyển sang email client khác.

Bằng cách tham khảo bài hướng dẫn này, bạn đã học cách làm thế nào để backup email của bạn sử dụng 3 desktop email client khác nhau. Bạn đã học sự khác biệt cơ bản giữa giao thức POP3 và IMAP.