Top 3 # Cách Tạo Thư Mục Trong Outlook 2016 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Nếu bạn đã quen Outlook, chắc hẳn bạn đã quen với cách sử dụng của công cụ quản lý hòm thư xuất sắc này. Outlook cho phép bạn đồng bộ và thực hiện gửi/nhận hàng nghìn mail từ các dịch vụ hòm thư online. trong đó, bạn sẽ tạo Rule để thiết lập cho Outlook tự động chắt lọc những mail được gởi từ một hòm thư cụ thể nào đó vào thư mục riêng. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo thư mục trong Outlook

Hướng dẫn cách tạo thư mục trong outlook mới nhất 2020

1. Cách dùng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá dễ sử dụng nếu bạn biết phải sử dụng gì. phía dưới là một vài những điều căn bản để dùng các thư mục:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi mà bạn đã thực hiện xong.

Trong gợi ý này, tôi đã xây dựng một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. phía dưới là cách sắp xếp các thư mục hiện tại:

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn có thể chỉnh sửa tên của thư mục đó sau khi bạn đã xây dựng nó. lựa chọn thư mục bạn mong muốn đổi tên bằng hướng dẫn nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. bạn sẽ nhận thấy một hộp xảy ra xoay quang tên thư mục đó:

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. khi mà bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn có thể được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Sau khi bạn đã làm ra một vài thư mục, bạn đã chuẩn bị để tiếp tục đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn:

Bước 4. Xóa một thư mục

Thỉnh thoảng bạn đủ nội lực thấy rằng bạn không còn mong muốn sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi Điều này xảy ra, bạn có thể đơn giản xoá thư mục đấy đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Hướng dẫn dùng các thể loại màu để có công ty hơn trong Outlook

Con người hãy có một cái Nhìn sâu sắc hơn về làm sao để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn toàn bộ Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn mong muốn đổi tên và nhấn vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi mà bạn vừa mới thực hiện xong các hạng mục đấy.

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Một khi bạn đang tùy chỉnh toàn bộ các hạng mục của bạn, bạn đủ sức thấy rằng bạn sẽ k dùng all các hạng mục này. nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các hạng mục không dùng.

Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn toàn bộ Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Khi một lời nhắc xảy ra đòi hỏi bạn công nhận xóa, bấm nút Yes. khi mà bạn vừa mới hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một tin nhắn

Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc refresh nó

Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư có thể refresh. Bạn có hình thức bỏ một hình thức màu từ một lá thư hoặc sửa đổi và nâng cấp nó. phía dưới là những điều cần sử dụng.

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn lựa nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đã gán cho mail để loại bỏ nó:

Bạn đủ sức gán một hình thức màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc k gán màu cho nó.

Vũ – Tổng hợp Tham khảo ( chúng tôi … )

Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng chúng tôi hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.

1. Tạo thư mục trong Outlook

Nhấn vào hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder và lưu trữ email của bạn.

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

Nhấp chuột vào lá thư để chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào thư mục của bạn.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn.

Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

Thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó.

6. Xóa một màu thư mục

Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình.

Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete.

Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

7. Gán một màu cho email

Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn.

Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

8. Xóa thư cũ dọn dẹp hộp thư của bạn

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

8.1 Xóa những bức thư cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó.

Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

8.2 Lưu trữ thư thủ công

Ta có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

Việc tạo ra các rule – quy tắc trong Microsoft Outlook để lưu trữ tất cả các thư từ một địa chỉ vào thư mục cụ thể là việc rất dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch đẹp, tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Mời bạn đọc theo dõi.

Chú ý: Bài viết áp dụng với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự nhưng có đôi chút khác biệt.

Cách chuyển tiếp email đến thư mục trong Outlook

Để chuyển email đến một thư mục cụ thể, bạn làm như sau:

Bước 1: Mở email từ người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể.

Mở email Outlook từ người gửi bạn muốn di chuyển đến folder riêng biệt

Với Outlook 2010 và 2007 thì nhấn chuột phải lên email bạn muốn đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể và chọn Create Rule.

Create Rule trên Outlook 2010 và 2007

Bước 3: Trong hộp thoại Create Rule mở ra, bạn tích chọn ô From [Người gửi] và Move the item to folder.

Chọn người gửi cố định muốn chuyển toàn bộ mail sang folder riêng biệt

Thao tác này sẽ đánh dấu việc từ sau này, các thư được gửi từ [Người gửi] sẽ chuyển trực tiếp vào một thư mục sẽ tạo ở bước sau.

Bước 4: Sau khi tích mục Move the item to folder, hộp thoại Rules and Alerts sẽ được hiển thị, bạn chọn thư mục để lưu trữ mail từ [Người gửi].

Nếu muốn tạo folder mới, chọn New, nhập tên cho thư mục trên cửa sổ Create New Folder và chọn OK.

Tạo thư mục lưu trữ email trên Outlook

Bước 5: Nhấn OK trong cửa sổ Create Rule sau đó OK trên hộp thoại xác nhận sau. Tất cả đã hoàn tất, bây giờ tất cả các email được gửi từ [Người gửi] sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể đúng như mong muốn của bạn.

Cách chuyển email vào folder trong Outlook trên web

Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại chúng tôi và chọn Thiết đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải). Outlook trên web giờ có Tiếng Việt nên bạn sẽ rất dễ dàng thao tác.

Mở cài đặt Outlook trên web sau khi đăng nhập

Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)

Mở tất cả cài đặt Outlook để tùy chỉnh chuyển email tự động vào một thư mục

Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới trên giao diện Quy tắc (Rules).

Bước 5: Ở phần Thêm điều kiện (Add a condition), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn điều kiện (Choose a condition) và chọn điều kiện bạn cần.

Thêm điều kiện và địa chỉ người gửi sẽ tự động thêm mail vào thư mục mới

Có thể đặt nhiều điều kiện lồng nhau ở bước này nếu bạn muốn

Bước 6: Ở phần Thêm hành động (Add an action), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn hành động (Choose an action) rồi chọn Di chuyển tới (Move to), sau đó thêm thư mục đích để lưu trữ mail theo điều kiện vào ô bên cạnh.

Thêm hành động di chuyển thư tới folder mới trong Outlook

Bước 7: Chọn Lưu (Save). Email đến từ người gửi đó sẽ tự động chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

1. Thư mục là gì

Thư mục trong máy tính còn gọi là Folder, là nơi chứa dữ liệu như: tập tin, thư mục con…

Mình có ví dụ sau đây để bạn hiểu rõ hơn như thế nào là thư mục.

Ví dụ: Nếu nói ổ cứng(HDD, SSD) là ngôi nhà, thì các ổ đĩa(D, E..) là phòng, còn thư mục là tủ đồ và trong tủ đồ có thể chứa các vật dụng: quần áo, cà vạt…, Quần áo, cà vạt có thể được coi như: File ảnh, file word, File mp3….

2. Cách tạo thư mục

Có rất nhiều cách để tạo thư mục, tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Thực hiện:

Bước 1: Vào nơi mà bạn muốn tạo thư mục, có thể là ổ đĩa(D, E…) hoặc là ở màn hình máy tính(Desktop).

Bước 2: Bấm phải chuột tại 1 khu vực trống, sau đó chọn vào New tiếp theo là chọn vào Folder.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện 1 thư mục(Folder) mới, bạn gõ tên cho thư mục mới tạo. Sau đó Bấm Enter hoặc bấm chuột ra 1 vùng trống khác.

3. Cách đổi tên thư mục

Nếu bạn không thích tên cũ hoặc có nhu cầu muốn đổi tên mới cho thư mục.

Thì bạn làm như sau:

Bước 1: Bấm phải chuột vào thư mục muốn đổi tên, sau đó phải chuột chọn vào Rename.

Bước 2: Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen, bạn đặt tên mới cho thư mục. Sau đó bạn bấm Enter hoặc Bấm chuột trái ra 1 vùng trống khác.

Kết quả: Lúc này thư mục đã được đổi tên.

Cách 2:

Bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm phím F2 trên bàn phím.

Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen và bạn tiến hành gõ tên mới cho thư mục. Sau khi gõ xong thì bấm phím Enter.

Lúc này thư mục sẽ được đổi thành tên mới.

4. Cách sao chép thư mục

Để sao chép thư mục trong máy tính thì chúng ta có 3 cách sau đây:

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào Copy.

sau đó bạn di chuyển đến nơi cần để thư mục đã sao chép và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục cần sao chép, sau đó bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím.

Sau đó bạn di chuyển đến nơi mà bạn muốn dán thư mục đã sao chép và bấm tổ hợp phím Ctrl + V.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào copy to và dẫn đến nơi mà bạn muốn để dữ liệu trong máy tính.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy thư mục trên màn hình máy tính với cách thứ 3 này thì bạn phải bấm chọn vào thư đó sau đó làm như hướng dẫn ở trên.

5. Cách di chuyển thư mục

Để di chuyển thư mục sang ổ đĩa hoặc thư mục khác trong máy tính, thì chúng ta cũng có 3 cách sau.

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn di chuyển sau đó chọn Cut

Vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn di chuyển sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + X. Tiếp theo vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn di chuyển, sau đó chọn vào Move to và chọn đến đích mà bạn muốn di chuyển thư mục

6. Cách xóa thư mục

Nếu không không sử dụng thư mục nữa, thì bạn có thể xóa thư mục đi, bằng 2 cách như sau:

Cách 1: Bấm chuột trái vào thư mục, sau đó phải chuột chọn vào Delete.

Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn xóa sau đó bấm phím Delete trên bàn phím, thì thư mục sẽ được xóa.

Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn 1 file hoặc 1 thư mục nào đó, thì bạn bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm tổ hợp phím Shirt + Delete, thì nó sẽ xóa vĩnh viễn không lưu ở thùng rác như cách xóa thông thường.

7. Video hướng dẫn cách tạo thư mục

8. KẾT LUẬN

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục, thay đổi tên và xóa thư mục trong máy tính.

Đây là được gọi là kiến thức nền tảng mà bạn phải biết, nếu muốn sử dụng máy tính thành thạo.