Hôm nay mình chia sẻ với các bạn thật chi tiết cách tạo chữ ký thông tin cá nhân trong Zoho Mail, Gmail, Outlook. Các bước tiến hành đơn giản.
Tác dụng tuyệt vời của sử dụng chữ ký email là gì?
Ngày xưa muốn liên lạc với nhau mọi người có thể gửi thư tay. Ngày nay với sự phát triển của internet công nghệ. Muốn liên lạc với nhau mọi người có thể sử dụng thư điện tử.
Một nội dung Email có thể chứa văn bản, tệp đính kèm, hình ảnh, video hoặc các nội dung khác thông qua mạng internet để gửi tới một cá nhân hoặc nhóm cá nhân cụ thể.
Email cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn đến từ bất kỳ ai có địa chỉ Email và từ bất cứ nơi nào trên thế giới! Tất cả những gì bạn cần làm là có một địa chỉ Email mà thôi!
Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi email bạn gởi cho người thân, bạn bè đối tác… Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì?
Một số thông tin mà một chữ ký email cần phải có:
Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi
Tên công ty bạn đang làm việc.
Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Hình ảnh giúp dể dàng nhận dạng bạn là ai, ngoài ra hình ảnh cần phải rõ ràng.
Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân làm nổ bật cá tính của bạn.
Một trong những dịch vụ Mail ổn định đó là G mail của Google. Nhưng G Suite có những tính năng vượt trội so với Gmail của Google. G Suite có nhứng tính năng nổi bật như: chống thư rác lên đến 99,9 %, không gian lưu trữ lớn.
Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã chuyên cung cấp giải pháp email cho doanh nghiệp Zoho Mail, G Suite, Microsoft! Gọi 0962481357 hoặc gửi email đến xuanhien@matma.com.vn để được hỗ trợ.
Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ.
Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Thực sư, chữ ký email như một vủ khí sắc bén cho những ai biết dùng nó.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp, là công cụ marketing miễn phí đưa doanh nghiệp tới khách hàng một cách gần hơn. Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:
Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
Đồng bộ hóa thôn tin chữ ký email cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên tạo một mẫu template email cho các thành viên của mình một cách đồng nhất thể hiện sự chuyên nghiệp của các bạn.
Chữ ký email cung cấp cho bạn bè đối tác của bạn những thôn tin cơ bản trong liên lạc như: Họ và tên, số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website, ngành nghề mà bạn đang kinh doanh.
Đo lường, thống kê được một cách hiệu quả và chính xác lượng khách hàng đã tiếp cận email. Khách hàng đã xem email chứa thông điệp của doanh nghiệp.
Gmail là một dịch vụ email được phát triển bởi Google.
Trong đó, người dùng có thể khởi tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí và sử dụng như một công cụ vận chuyển / nhận thư điện tử giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân và tập thể, thậm chí là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Các email sử dụng dịch vụ của Gmail thường có đuôi là @gmail.com.
Ngoài ra có có một số doanh nghiệp sử dụng đuôi email doanh nghiệp có dạng như hotro@mmgroup.vn email này nhìn rất chuyên nghiệp đúng không các bạn.
Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa trên màn hình và chọn Cài đặt.
Kéo nội dung xuống bên dưới tới phần Chữ ký và bạn tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
Tại phần khung trắng bên dưới có các tùy chọn cho bạn để sử dụng thiết kế chữ ký trên gmail. Mỗi một biểu tượng mang một ý nghĩa riêng:
Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
Cỡ chữ: có nhỏ, thường, lớn và rất lớn
Định dạng: có ba định dạng cơ bản thường được dùng là in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U)
Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký
Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký, có thể là trang web công ty, địa chỉ mạng xã hội của bạn…
Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký
Căn dòng căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký
Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký
Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký
Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký
Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký
Trong đó thường bao gồm một số thông tin cơ bản như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ trang web hoặc Facebook, Twitter…
Bạn nên chèn link thông qua hình ảnh để phần chữ ký ngắn gọn cũng như tạo tính chuyên nghiệp cho chữ ký của bạn. Nhấn vào biểu tượng hình ảnh để chèn biểu tượng icon cho các địa chỉ liên hệ như Facebook, Gmail,…
Hình ảnh đối với cá nhân: có thể lấy ảnh đại diện của bạn làm ngoài ra bạn có thể thiết kế hình ảnh theo phong cách riêng của mình.
Đối với công ty: Hình ảnh rõ nét, đẹp, có logo công ty, trong hình ảnh có thể thiết kế làm nổi bật vai trò và dịch vụ của công ty. Có slogan làm nổi bật tầm nhìn và sứ mệnh công ty.
Khi hiển thị khung để chèn URL hình ảnh thì gmail tự động dò tìm hình ảnh thông qua URL hình ảnh. Sau đó hiển thị hình ảnh qua URL và nhấn nút Chọn ở phía bên dưới.
Khi hình ảnh hiển thị trong giao diện của phần chữ ký, bạn nên điều chỉnh kích thước để phù hợp với khung nội dung, nếu hình ảnh có kích thước lớn bạn nên chuyển xuống kích thước nhỏ.
Bôi đen hình ảnh rồi nhấn vào biểu tượng liên kết để chèn link liên hệ vào hình ảnh.
Khi đó hình ảnh được gắn tạm địa chỉ URL là /, nhấn tiếp vào Thay đổi để chỉnh sửa lại link.
Tiếp đến để tạo phần chữ ký chuyên nghiệp hơn thì bạn nên tiến hành chỉnh sửa thêm cho nội dung chữ ký.
Bạn nhấn chọn vào nút Lưu thay đổi bên dưới để lưu lại chữ ký cho gmail.
Cách tạo chữ ký thông tin cá nhân trong outlook 2020
Tài khoản Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.
Tuy không được sử dụng nhiều và phổ biến như Gmail nhưng Outlook vẫn là những công ty chuyên cung cấp dịch vụ giải pháp mail cho doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
Bước 1: Nhấn chọn tab Home ở phía trên, sau đó nhấn New Email
Tạo một email mới;
Sau khi bấm New E-mail một cửa sổ sẽ hiện ra cho phép ta gửi email. Bạn bấm vào nút Signature, sau đó chọn Signatures trong menu xổ xuống.
Bên dưới khung Signature Include.
Bước 5: Trong mục Type a name for this signature field
Bạn hãy nhập tên của chữ kí cho email, sau đó nhấn OK để xác nhận việc tạo tên;
Đánh chọn vào tên chữ kí mà bạn muốn tùy chỉnh trong mục Select signature to edit.
Xem video tạo chữ ký trong Outlook Mail.
Cách tạo chữ ký thông tin cá nhân trong Zoho mail:
Cũng giống như những gói mail khác Zoho cho phép bạn tạo chữ kí theo phong cách của riêng mình:
Rồi nhấn vào mục “Add new signature”.
Ngày này nhu cầu sử dụng dịch vụ email theo tên miền riêng doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Thể hiện tính tiện lợi, và chuyên nghiệp trong mỗi công ty.
Vậy là xong, mỗi khi bạn soạn email và gửi thì nội dung chữ ký đã soạn sẽ hiển thị ở phía dưới và tất nhiên bạn có thể được xóa hoặc chỉnh sửa nội dung chữ ký ngay trong email đang soạn thảo.
Mẫu chữ ký email đẹp chuyên nghiệp
Như vậy là các bạn có thể thiết kế cho mình những chữ ký thư điện tử đẹp thể hiện tính chuyên nghiệp. Trên tất cả các giao diện Gmail, Zoho mail, Outlook.
Nhận ngay tài khoản Zoho Mail Free 5 người dùng + tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết bằng cách LIKE, SHARE bài viết này! Gọi 0962481357 hoặc gửi email đến xuanhien@matma.com.vn để được hỗ trợ.
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Công Nghệ Mật Mã – Mat Ma Co., LTD Giải pháp email tên miền riêng cho doanh nghiệp. Địa chỉ: 31/39A Đồng Xoài, Phường 13, quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh Mã doanh nghiệp: 0313496629 cấp ngày 19/10/2015 bởi sở KHĐT TP HCM