PDF vốn được biết đến là định dạng dùng để chia sẻ sách báo, tài liệu. Nhưng không chỉ dừng lại ở việc xem văn bản nó còn có những khả năng khác như chứa form (biểu mẫu) và ngôn ngữ lập trình giống như một chương trình lập trình thật sự.
Để làm được điều này yêu cầu máy tính của bạn cần cài đặt chương trình Adobe Acrobat X Pro (bạn có thể tải về tại địa chỉ http://tinyurl.com/bpnyp).
1. Thiết kế giao diện form
Cũng như một chương trình lập trình, việc đầu tiên để tạo form là thiết kế giao diện và bổ sung những công cụ cần thiết. Để thực hiện, trong bảng Tasks bạn nhấn nút Add New Field rồi chọn công cụ, sau đó nhấn chuột lên vị trí muốn nó xuất hiện. Chương trình trợ 8 công cụ phổ biến.
Text Field: Hộp văn bản được sử dụng để nhận dữ liệu do người dùng nhập vào hoặc hiển thị các kết quả xử lý.
Check Box: Nhận thông tin từ người dùng theo dạng Yes/No. Nếu trong một nhóm chứa nhiều check box thì bạn có thể chọn một vài hoặc tất cả chúng.
Radio Button: Cũng như check box là công cụ nhận dữ liệu dạng Yes/No. Nhưng chỉ có thể chọn một radio button trong nhóm.
List Box: Hiển thị danh sách các đề mục cho người dùng lựa chọn.
Dropdown: Là sự kết hợp giữa text field và list box. Điểm khác biệt giữa dropdown với list Box là nó chỉ đưa ra những gợi ý và bạn có thể nhập dữ liệu để bổ sung thêm đề mục mới. Mặc định, dropdown không cho phép gõ nội dung, để làm được bạn cần chọn mục Allow user to enter custom text trong thẻ Options.
Button: Thực hiện các xử lý hay xác nhận hành động, thao tác của người dùng.
Digital Signature: Tạo chữ ký số xác định tác giả của dữ liệu. Nó có khả năng cung cấp cho người xem thông tin chi tiết về tài liệu cũng như chủ sở hữu.
Barcode: Mã hóa các công cụ trong form thành mã vạch. Khi các công cụ thay đổi nó cũng sẽ tự thay đổi theo.
Đôi lúc trong các tài liệu không chỉ có biểu mẫu mà còn có văn bản minh họa. Để thêm văn bản bạn có thể soạn thảo trực tiếp trong Acrobat. Trước tiên, bạn mở bảng Content chọn Add or Edit Text Box, rồi nhập vào nội dung. Tuy nhiên, trình soạn thảo của Acrobat không có nhiều tính năng nên nếu văn bản của bạn cần định dạng phức tạp thì bạn có thể soạn trước trong Word. Sau đó mở tập tin Word bằng Acrobat rồi đưa vào những công cụ biểu mẫu.
Thẻ General: Bạn nhập tên cho công cụ trong ô Name, còn ô Tooltip là nơi nhập thông tin sẽ hiển thị khi bạn rê chuột lên nó. Mặc định công cụ sẽ được hiển thị nhưng nếu muốn nó ẩn đi thì bạn chỉ cần thay đổi mục trong Form Field từ Visible thành Hidden.
Thẻ Appearance: Tùy chỉnh về hình dáng và màu sắc của công cụ. Phần Borders and Colors chọn kích thước, màu sắc đường viền và màu nền. Phần Text để định dạng phông chữ.
Thẻ Options: Tùy thuộc vào công cụ mà chương trình sẽ hiển thị những tùy chỉnh khác nhau. Chẳng hạn như Text Field là những chỉnh sửa nâng cao cho ký tự nhập vào như vị trí, giá trị mặc định, kiểm tra lỗi chính tả, giới hạn số ký tự. Check Box, Radio Button là hình dáng cho dấu check…
Thẻ Action: Đây là thẻ quan trọng giúp bạn chọn hành động khi tác động lên công cụ. Phần Select Trigger bạn chọn sự kiện xác định hành động, phần Select Actions chọn sự kiện sẽ xảy ra khi người dùng kích hoạt hành động. Khung Actions hiển thị những hành động mà bạn đã chọn. Nếu như một công cụ có nhiều hành động bạn có thể nhấn nút Uphoặc Down để xác định thứ tự của chúng. Lưu ý: đối với hành động Open a web link khi nhập địa chỉ trang web bạn cần gõ đầy đủ đường dẫn. Chẳng hạn muốn vào trang chủ Google thì phải nhập là http://www.google.com.
5. Hỗ trợ kết nối với cơ sở dữ liệu
Acrobat có thể kết nối với cơ sở dữ liệu thông qua công cụ ADBC. Để sử dụng ADBC , yêu cầu máy tính của bạn cần phải cài đặt sẵn chương trình quản lý cơ sở dữ liệu. Sau đó, trong khung soạn thảo JavaScript bạn dùng các câu lệnh SQL để kết nối với cơ sở dữ liệu và thực hiện các công việc như thêm dữ liệu mới, cập nhật, xoá.