Cập nhật thông tin chi tiết về Làm Cách Nào Để Truy Cập Các Email Đã Lưu Trữ Trong Outlook? mới nhất trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Làm cách nào để truy cập các email đã lưu trữ trong Outlook?
Như chúng ta đã biết, sau khi lưu trữ một thư mục trong Outlook, các mục cũ hơn trong thư mục sẽ được chuyển vào thư mục lưu trữ. Đôi khi, bạn có thể cần tìm các email hoặc cuộc hẹn cũ hơn, do đó bạn cần mở thư mục lưu trữ. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cách truy cập email đã lưu trữ dễ dàng trong Outlook.
Truy cập các email đã lưu trữ từ Ngăn dẫn hướng Truy cập các email đã lưu trữ có thư mục không nằm trong Ngăn Dẫn hướngLưu trữ các mục Outlook trên nhiều tài khoản vào một tệp dữ liệu bằng một công cụ tuyệt vời
Truy cập các email đã lưu trữ từ Ngăn dẫn hướng
Nếu bạn đã mở tệp .pst được lưu trữ trong Microsoft Outlook, chỉ cần chuyển sang chế độ xem Thư, sau đó bấm để mở tài liệu lưu trữ thư mục hoặc các thư mục con của nó trong ngăn Dẫn hướng. Sau đó, bạn có thể xem các email đã lưu trữ.
Truy cập các email đã lưu trữ có thư mục không nằm trong Ngăn Dẫn hướng
Nếu bạn chưa mở tệp .pst được lưu trữ trong Microsoft Outlook, bạn cần mở thư mục lưu trữ trước khi truy cập vào các email đã lưu trữ.
Bước 2: Trong hộp thoại Mở Tệp Dữ liệu Outlook, hãy tìm hiểu và chọn tệp .pst đã lưu trữ, sau đó bấm vào OK .
Bước 3: Chuyển sang chế độ xem Thư và nhấp để mở tài liệu lưu trữ Thư mục hoặc các thư mục con của nó trong Ngăn Dẫn hướng. Sau đó, bạn có thể truy cập tất cả các email đã lưu trữ một cách dễ dàng.
Chú thích: Ngoài các email đã lưu trữ, bạn có thể tải lịch, danh bạ, mục, ghi chú, v.v. đã lưu trữ bằng cách nhấn Ctrl + 6 đồng thời để hiển thị danh sách thư mục, sau đó bấm vào các thư mục tương ứng tài liệu lưu trữ trong Ngăn Dẫn hướng.
Lưu trữ các mục Outlook trên nhiều tài khoản vào một tệp dữ liệu bằng một công cụ tuyệt vời
Ở đây giới thiệu một công cụ tuyệt vời – Hợp nhất các thư mục thành tệp dữ liệu tính năng của Kutools cho Outlook cho bạn. Công cụ này có thể giúp lưu trữ email trong các thư mục khác nhau trên nhiều tài khoản thành một tệp dữ liệu duy nhất. Trước khi áp dụng Kutools cho Outlook, vui lòng tải xuống và cài đặt nó trước tiên.
2. Sau đó Hợp nhất nhiều thư mục thành một tệp dữ liệu cửa sổ bật lên, nhấp vào Thêm để chọn các thư mục bạn sẽ lưu trữ.
Lưu ý: một hộp thoại sẽ mở ra cùng lúc để cho bạn biết tính năng này không hỗ trợ tài khoản IMAP và Exchange, vui lòng nhấp vào OK để đóng nó.
3. bên trong Vui lòng chọn thư mục cửa sổ, kiểm tra các thư mục bạn sẽ sao lưu vào một tệp dữ liệu và sau đó nhấp vào OK để kết thúc bước này.
4. Sau đó, nó trở về Hợp nhất nhiều thư mục thành một tệp dữ liệu cửa sổ, vui lòng chọn tệp dữ liệu hoặc tạo tệp dữ liệu mới để định vị các thư mục đã chọn. Nếu bạn cần, hãy chỉ định phạm vi ngày cho các mục, giữ cấu trúc và tên thư mục, sau đó bấm vào OK .
Bây giờ, tất cả các thư mục bạn chỉ định đã được lưu trữ vào tệp dữ liệu mới và hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng, bạn có thể đi tới Thư mục xem để kiểm tra các thư mục, xem ảnh chụp màn hình:
Nếu bạn muốn dùng thử miễn phí (60 ngày) tiện ích này, vui lòng nhấp để tải xuống, và sau đó đi đến áp dụng hoạt động theo các bước trên.
Nhận tất cả các tệp đính kèm từ các email đã lưu trữ trong Outlook Thật dễ dàng để lưu một hoặc nhiều tệp đính kèm trong một email trong Outlook. Nhưng bạn có biết cách lưu tệp đính kèm trong một email đã lưu trữ không? Và điều gì sẽ xảy ra nếu lưu tất cả các tệp đính kèm trong nhiều / tất cả các email đã lưu trữ? Hãy thử các giải pháp trong bài viết này.
Tìm kiếm thư mục lưu trữ trong Outlook Theo mặc định, Outlook tìm kiếm email trong thư mục hiện tại bạn đang định vị, bạn cũng có thể thay đổi để tìm kiếm tất cả các thư mục email trong Outlook theo cách thủ công hoặc tự động. Tuy nhiên, nếu thư mục lưu trữ không hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng, thì việc tìm kiếm sẽ không hoạt động với nó, vì vậy bạn không thể tìm kiếm email trong các thư mục lưu trữ. Với hướng dẫn này, bạn sẽ học cách hiển thị thư mục lưu trữ trong Ngăn Dẫn hướng và sau đó tìm kiếm email trong đó.
Thay đổi vị trí của tệp lưu trữ (.pst) trong Outlook Như bạn đã biết, bạn có thể lưu trữ email, cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ vào tệp lưu trữ theo cách thủ công hoặc tự động trong Outlook. Tuy nhiên, bạn có biết nơi lưu tệp lưu trữ và làm cách nào bạn có thể thay đổi vị trí của tệp lưu trữ trong Outlook? Các giải pháp trong bài viết này sẽ giúp bạn có được nó một cách dễ dàng.
Hủy hoặc tắt lưu trữ tự động trong Outlook Sau khi bật chức năng lưu trữ tự động trong Outlook của bạn, hộp thoại lưu trữ tự động sẽ hiển thị đúng lúc để nhắc bạn lưu trữ các mục. Nếu bạn không muốn tiếp tục lưu trữ cho các mục Outlook nữa, bạn có thể tắt chức năng lưu trữ Outlook. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách hủy hoặc tắt chức năng lưu trữ tự động trong Outlook theo cách thủ công.
Hợp nhất nhiều tệp pst lưu trữ trong Outlook Ví dụ: bạn đổi sang một máy tính mới và thêm tài khoản email của mình vào Microsoft Outlook bằng tệp dữ liệu Outlook mới, nhưng bây giờ bạn muốn hợp nhất tệp dữ liệu Outlook cũ (tệp .pst) với tệp mới, làm thế nào để tìm ra ? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách hợp nhất nhiều tệp .pst vào Microsoft Outlook.
Kutools cho Outlook – Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!
Auto CC / BCC
bởi các quy tắc khi gửi email;
Tự động chuyển tiếp
Nhiều Email theo tùy chỉnh;
Tự động trả lời
không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …
Cảnh báo BCC
– hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả
nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC
;
Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèm
và các tính năng nhắc nhở khác …
Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư,
Tự động tách
,
Nén tất cả
, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh,
Đếm thư đã chọn
hữu ích. Cảm ơn !
Email rác mạnh mẽ
Theo phong tục;
Xóa thư và liên hệ trùng lặp
hữu ích. Cảm ơn !
Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
Cách Lưu Trữ Trong Outlook ( Emails, Công Việc, Lịch Và Các Mục Khác)
Bài viết này sẽ lý giải cách lưu trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook. Bạn sẽ học cách cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện tự động.
Nếu hộp thư của bạn quá nhiều dữ liệu, thì đó chính lý do để lưu trữ email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để giữ Outlook của bạn hoạt động nhanh chóng và sạch sẽ. Đó cũng chính là lúc tính năng lưu trữ của Outlook ra đời. Nó có sẵn trong tất cả các phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và các phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy cho bạn cách lưu trữ email và các mục khác trong các phiên bản khác nhau một cách tự động và thủ công.
Lưu trữ trong Outlook là gì?
Lưu trữ Outlook (và Tự động lưu trữ) di chuyển các email, công việc và lịch cũ sang thư mục lưu trữ, được lưu trữ ở vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ từ tệp .pst chính vào một tệp chúng tôi riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất cứ lúc nào bạn cần. Nhờ vậy, kích thước Outlook sẽ giảm đi và có thêm nhiều phần trống trên ổ C: (nếu bạn chọn lưu trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).
Tùy thuộc vào cách bạn định cấu hình nó, Outlook Archive có thể thực hiện một trong những nhiệm vụ sau:
Di chuyển email và các mục khác từ thư mục hiện tại của họ vào thư mục lưu trữ.
Xóa vĩnh viễn các email cũ và các mục khác ngay khi chúng đã vượt qua thời kỳ lưu trữ cài đặt.
5 điều cần biết về Outlook Archive:
Để tránh nhầm lẫn và để tránh những câu hỏi như “Tại sao tôi lưu trữ tự động trong Outlook của tôi không hoạt động?” Và “Email lưu trữ của tôi ở đâu trong Outlook?” Hãy nhớ những điều đơn giản sau.
Đối với hầu hết các loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú trong một tệp .pst được gọi là tệp tin Outlook. PST là loại tập tin duy nhất có thể được lưu trữ. Ngay khi một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst chính vào tệp chúng tôi tệp này sẽ được hiển thị trong thư mục Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục gốc nữa.
Lưu trữ không giống như xuất tệp tin. Xuất các bản sao các mục gốc sang tệp xuất, nhưng không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại, cũng không phải từ tệp .pst chính.
Một tập tin lưu trữ không giống như sao lưu Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu các mục đã lưu trữ của mình, bạn sẽ phải tạo một bản sao tệp chúng tôi và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.
Địa chỉ liên hệ không được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ thư mục Danh bạ theo cách thủ công.
Nếu bạn có tài khoản Outlook Exchange với hộp thư lưu trữ trực tuyến, lưu trữ trong Outlook sẽ bị vô hiệu.
Cách thức Outlook tự động lưu trữ email:
Cách thức tự động lưu trữ Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016
Bắt đầu từ Outlook 2010, tính năng Tự động Lưu trữ không còn được mặc định bật, mặc dù Microsoft Outlook sẽ định kỳ nhắc nhở bạn về nó:
Hoặc, bạn có thể nhấp vào No để đóng nhắc nhở và cài đặt tự động lưu trữ sau vào thời điểm thuận tiện nhất với bạn bằng cách thực hiện các bước sau:
Cửa sổ hộp thoại AutoArchive sẽ mở ra, và bạn sẽ nhận thấy mọi thứ đều chuyển sang màu xám … nhưng chỉ cho đến khi bạn kiểm tra Run AutoArchive (Khay lưu trữ tự động) mỗi N ngày Khi hộp này được chọn, bạn có thể cài đặt các tùy chọn khác theo ý thích và nhấp OK.
Cách tự động lưu trữ đối với Outlook 2007
Trong Outlook 2007, tự động lưu trữ được bật theo mặc định cho các thư mục sau:
Lịch, công việc và bài báo (trên 6 tháng)
Thư mục đã gửi và đã xóa (trên 2 tháng)
Đối với các thư mục khác, chẳng hạn như Hộp thư đến, Bản nháp, Ghi chú và các tệp khác, bạn có thể bật tính năng Tự động lưu trữ theo cách sau:
Trong cửa sổ Option, đi tới tab Other , and chọn nút AutoArchive…
Cài đặt và tùy chọn Outlook Auto Archive
Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày. Chỉ định tần suất bạn muốn AutoArchive chạy. Xin lưu ý rằng lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất của máy tính. Vì vậy, nếu bạn nhận được rất nhiều email hàng ngày, cài đặt Outlook Auto Archive để chạy thường xuyên hơn. Để tắt tự động lưu trữ, hãy xóa hộp này.
Khắc phục trước khi chạy Tự động chạy. Chọn hộp này nếu bạn muốn nhận lời nhắc ngay trước khi quá trình tự động lưu trữ bắt đầu. Thao tác này sẽ cho phép bạn hủy lưu trữ tự động bằng cách nhấp vào No trong nhắc nhở.
Microsoft thông báo rằng tùy chọn này không được kiểm tra theo mặc định, nhưng nó đã được kiểm tra trên một số cài đặt Outlook của tôi. Vì vậy, hãy chắc chắn bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ các thông báo hết hạn cho đến khi chúng kết thúc giai đoạn được đặt cho một thư mục nhất định.
Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn cấu hình cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Nếu không được chọn, Outlook sẽ sử dụng cài đặt Tự động lưu trữ mặc định.
Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục. Nếu bạn muốn thư mục Archive xuất hiện trong thanh điều hướng cùng với các thư mục khác, hãy chọn hộp này. Nếu không chọn, bạn vẫn có thể mở thư mục lưu trữ Outlook theo cách thủ công.
Làm sạch các tệp cũ. Chỉ định giai đoạn hết hạn sau đó các mục Outlook của bạn phải được lưu trữ. Bạn có thể định cài đặt khoảng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng – tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
Di chuyển các mục cũ sang. Khi tùy chọn này được chọn, Outlook sẽ tự động chuyển các email cũ và các mục khác vào tệp chúng tôi thay vì xoá chúng (chọn nút Radio này sẽ xóa các mục Xóa vĩnh viễn các mục). Theo mặc định, Outlook lưu trữ tệp chúng tôi tại một trong các vị trí này. Để chọn vị trí khác hoặc đưa một tên khác vào tệp lưu trữ .pst, hãy nhấp vào nút Browse.
Vĩnh viễn xóa. Thao tác này sẽ xóa các mục cũ một cách vĩnh viễn ngay khi chúng kết thúc giai đoạn mà không sao lưu bản nào.
Áp dụng các cài đặt này cho tất cả các thư mục ngay. Để áp dụng các cài đặt Tự động cập nhật được định cấu hình cho tất cả các thư mục, hãy nhấp vào nút này. Bỏ chọn nếu bạn muốn áp dụng các cài đặt khác cho một hoặc nhiều thư mục. Thay vào đó, hãy cài đặt lưu trữ cho từng thư mục một cách thủ công.
Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ trong Outlook
Thời gian hết hạn mặc định trong các phiên bản Outlook như sau:
Hộp thư đến, Bản nháp, Lịch, Công việc, Ghi chú, Nhật ký – 6 tháng
Hộp thư đi – 3 tháng
Thư mục đã gửi và đã xóa – 2 tháng
Danh bạ – không tự động lưu trữ
Thời gian hết hạn mặc định có thể thay đổi đối với từng thư mục riêng bằng tùy chọn Mailbox Cleanup option.
Outlook sẽ các định thời gian của từng thư mục dựa trên các thông tin sau:
Emails – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu tin nhắn ( chỉnh sửa, xuất, sao chép…).
Lịch (lịch họp, sự kiện và các buổi hẹn) – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu. Các tệp định kì sẽ không được tự động lưu trữ.
Công việc – Lựa chọn giữa ngày muộn hơn giữa hai ngày hoàn thành hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa. Mở các công việc ( các công việc không đánh dấu là đã hoàn thành) sẽ không được tự động lưu trữ.
Ghi chú và các mục nhật ký – ngày mà một mục đã được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.
Nếu bạn muốn lưu trữ các mục theo ngày nhận hoặc ngày hoàn thanh, hãy làm theo các hướng dẫn sau: How to archive emails by received date.
Cách bỏ một thư mục cụ thể khỏi Tự động lưu trữ hoặc áp dụng các cài đặt khác.
Để ngăn việc tự động lưu trữ chạy trong một thư mục nhất định hoặc thiết lập các lịch và tùy chọn cho thư mục đó, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Properties… trong danh sách thư mục.
Trong thư mục Properties, làm một theo những bước sau:
Để bỏ thư mục khỏi lưu trữ tự động, chọn mục Do not archive items in this folder
Để lưu trữ thư mục khác nhau, chọn Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này, và thiết lập các tùy chọn mong muốn:
Chu kỳ mà sau đó các mục nên được di chuyển đến kho lưu trữ;
Sử dụng thư mục lưu trữ mặc định hoặc thư mục khác hay không
Xoá vĩnh viễn các mục cũ mà không lưu trữ..
Nhấp OK để lưu thay đổi.
! Bạn có thể sử dụng phương pháp này để tự động xóa các email cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail. Chi tiết các bước như sau:
Cách tạo thư mục lưu trữ trong Outlook
Nếu bạn chọn tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ (Show archive folder) trong danh sách thư mục khi cài đặt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook, thư mục Archives sẽ tự động xuất hiện trong thanh Điều hướng. Nếu bỏ chọn, bạn có thể hiển thị thư mục Outlook Archive theo cách này:
Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook
Để tắt tính năng Tự động lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.
Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)
Nếu bạn không muốn lưu trữ tự động, bạn có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn đối với những mục cần lưu giữ và mục nào để di chuyển đến kho lưu trữ, nơi lưu trữ tệp lưu trữ, v.v …
Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được di chuyển đến thư mục lưu trữ.
Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.
Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm “Không lưu trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)
Cuối cùng, chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.
Lưu ý:
Để lưu trữ một vài thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu hơn trong thư mục Bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp chúng tôi Nếu bạn chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.
Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ được tạo trong kho lưu trữ.
Các tệp lưu trữ Outlook Archive lưu ở đâu? Như đã biết, lưu trữ Outlook là một loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp chúng tôi được tự động tạo khi lưu trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công. Vị trí tệp lưu trữ phụ thuộc vào hệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:
Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016
Đối với các phiên bản từ Outlook 2007 trở về trước
Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn
Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst tệp lưu trữ ở bất kỳ vị trí nào ở trên, rất có thể bạn đã chọn lưu trữ ở nơi khác khi định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động.
Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data Files
Trong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp chúng tôi (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).
Để tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.
Cách thay đổi vị trí hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn
Nếu vì lý do nào đó bạn cần phải di chuyển vị trí lưu trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ vào một thư mục mới sẽ tạo tệp tin chúng tôi mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của bạn chạy.
Để di chuyển thư mục lưu trữ của Outlook hãy thực hiện theo các bước sau.
Tắt lưu trữ trong Outlook
Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.
Đóng Outlook, duyệt đến vị trí của tệp .pst đã lưu trữ của bạn và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách an toàn hơn sẽ được đổi tên nó thành chúng tôi và giữ cho đến khi bạn đã chắc chắn rằng các tập tin sao chép đang làm việc.
Kết nối lại tệp chúng tôi đã được di chuyển
Thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive của bạn
Cuối cùng là sửa đổi cài đặt Tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ di chuyển các mục cũ sang vị trí mới của tệp .pst đã được lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp chúng tôi khác ở vị trí ban đầu.
Cách xóa thư mục đã xóa và email rác tự động
Để tự động xóa các mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày và sau đó cài đặt cho các thư mục trên:
Chọn thư mục Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này và chọn số ngày bạn muốn để làm sạch các mục cũ hơn.
Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ và nhấp vào OK.
Chú thích. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác và Xóa các mục trong lần chạy Tự động tiếp theo. Ví dụ nếu bạn đã cài đặt Tự động lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, các thư mục sẽ được làm sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá các email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời gian ít hơn đối với tính năng tự động tự động lưu trữ của Outlook.
Cách lưu trữ email theo ngày nhận
Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác định tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày hoàn thành hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một email hoặc đánh dấu một công việc hoàn thành, bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập hay xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng sẽ thay đổi và mục đã đó cũng không được chuyển đến thư mục đã lưu cho đến khi tuổi thọ của chúng kết thúc.
Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo các ngày sau:
Emails – ngày nhận
Lịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡ
Công việc – ngày hoàn thành
Ghi chú – ngày chỉnh sửa cuối cùng
Nhật ký hành trình – ngày tạo lập
Ghi chú. Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng ký trước đó, vì vậy lời khuyên là hãy sử dụng nó rất cẩn thận vì những vấn đề nghiêm trọng có thể xảy ra nếu sửa đổi không chính xác. Để cẩn thận, hãy nhớ sao lưu đăng ký trước khi sửa đổi nó. Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của bạn làm việc này để đảm bảo an toàn.
Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chắc chắn cài đặt hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu bất kỳ bản cập nhật bổ sung nào.
Trên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:
Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động – Nguyên nhân và cách khắc phục
Nếu Lưu trữ trong Outlook hoặc Tự động lưu trữ không hoạt động như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, các mẹo khắc phục sự cố sau đây có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.
Tuỳ chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook
Có nhiều khả năng bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư để ghi đè lên tính năng Tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của bạn đã vô hiệu hóa chúng để làm Group Policy. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết với quản trị viên hệ thống của bạn.
Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy
Nếu tất cả Lưu trữ Tự động Tự động của Outlook đã ngừng hoạt động, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo chọn hộp kiểm Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày.
Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ
Có hai lý do thường xuyên cho một mục nhất định được loại trừ khỏi lưu trữ tự động:
Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày thiết lập để lưu trữ. Tham khảo cách khắc phục tại Cách lưu trữ các mục theo ngày nhận được hoặc đã hoàn thành.
Bạn cũng có thể thêm trường Không Tự động Phục hồi vào chế độ xem Outlook của bạn để có được tổng quan về các mục mà tùy chọn này được chọn.
Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook
Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.
Tệp chúng tôi bị lỗi hoặc bị hỏng
Khi tệp chúng tôi bị hỏng, Outlook không thể di chuyển bất kỳ mục mới nào vào nó. Trong trường hợp này, đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa Hộp thư đến (scanpst.exe) để sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động, giải pháp duy nhất là tạo một kho lưu trữ mới.
Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có kích thước tối đa
Một tệp tin chúng tôi hoặc .pst đầy đủ cũng có thể ngăn không cho Outlook Archive hoạt động.
Nếu tệp chúng tôi đã đạt đến giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo tệp lưu trữ mới.
Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ thủ công hoặc để trống thư mục Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn thủ công hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn và sau đó Chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.
Giới hạn mặc định cho các tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn khóa học
Làm Cách Nào Để Chèn Tệp Đính Kèm Vào Nội Dung Email Trong Outlook?
Làm cách nào để chèn tệp đính kèm vào nội dung email trong Outlook?
Chèn trực tiếp tệp đính kèm vào nội dung thư
Di chuyển tệp đính kèm từ tiêu đề Thư sang nội dung thư
Chèn trực tiếp tệp đính kèm vào nội dung thư
Trước hết, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chèn trực tiếp các tệp đính kèm vào nội dung của một email soạn thảo.
Bước 1: Tạo một email mới:
Trong Outlook 2010/2013, vui lòng nhấp vào New E-mail nút trong Mới nhóm trên Trang chủ tab.
Bước 1: Tạo một email mới:
Bước 2: Chuyển đổi email hiện tại sang định dạng Rich Text.
Trong Outlook 2010/2013, vui lòng nhấp vào Văn bản đa dạng nút trong Định dạng nhóm trên Định dạng văn bản tab.
Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Văn bản đa dạng nút trong Định dạng nhóm trên Các lựa chọn tab.
Bước 3: Đặt con trỏ vào vị trí bạn sẽ thêm tệp đính kèm trong phần nội dung soạn tin.
Bước 3: Chèn tệp đính kèm bằng cách nhấp vào đính kèm tập tin nút hoặc Mục Outlook (hoặc Đính kèm các mục) trên Bao gồm nhóm trên Chèn tab.
Và chọn tệp đính kèm trong hộp thoại bật lên và nhấp vào OK or Chèn .
Sau đó, các tệp đính kèm hoặc các mục Outlook sẽ được chèn vào vị trí bạn đặt con trỏ ở Bước 3. Xem ảnh chụp màn hình sau:
Trả lời tin nhắn với tệp đính kèm ban đầu trong triển vọng
Như chúng ta đã biết, các tệp đính kèm sẽ bị xóa khỏi thư gốc khi bạn trả lời thư cho người nhận trong Outlook. Nếu bạn muốn trả lời mát-xa bằng cách giữ tệp đính kèm, bạn có thể thử Kutools cho Outlook‘s Trả lời bằng tệp đính kèm chức năng, nó có thể trả lời một tin nhắn với các tệp đính kèm ban đầu, cũng hoạt động cho tất cả các messafe. Nhấp để có đầy đủ các tính năng dùng thử miễn phí 60 ngày!
Kutools cho Outlook: với hàng tá bổ trợ Outlook tiện dụng, dùng thử miễn phí không giới hạn trong 60 ngày.
Di chuyển tệp đính kèm từ tiêu đề Thư sang nội dung thư
Đôi khi bạn có thể đã chèn các tệp đính kèm, được hiển thị trong Đính kèm: hộp phía trên nội dung soạn email. Trong điều kiện này, bạn cũng có thể thay đổi định dạng thư và làm cho phần đính kèm xuất hiện trong nội dung thư.
Chỉ cần nhấp vào Văn bản đa dạng nút trong Định dạng nhóm trên Định dạng văn bản tab trong Outlook 2010/2013 (hoặc Các lựa chọn trong Outlook 2007), và sau đó các tệp đính kèm sẽ được chuyển đến nội dung thư cùng một lúc.
Kutools cho Outlook – Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!
Auto CC / BCC
bởi các quy tắc khi gửi email;
Tự động chuyển tiếp
Nhiều Email theo tùy chỉnh;
Tự động trả lời
không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …
Cảnh báo BCC
– hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả
nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC
;
Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèm
và các tính năng nhắc nhở khác …
Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư,
Tự động tách
,
Nén tất cả
, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh,
Đếm thư đã chọn
hữu ích. Cảm ơn !
Email rác mạnh mẽ
Theo phong tục;
Xóa thư và liên hệ trùng lặp
hữu ích. Cảm ơn !
Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
Cách Tạo Và Sử Dụng Các Mẫu Email Trong Outlook 2010
Việc tạo và sử dụng các mẫu email có sẵn trong Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị chăm sóc khách hàng qua email.
Cách tạo mẫu email trong Outlook
Để tạo mẫu email thời trong Outlook, hãy thực hiện các bước sau:
Lưu ý: Không thay đổi thư mục đích nơi lưu mẫu email, nếu không Outlook sẽ không thể định vị được. Theo mặc định, Outlook lưu tất cả các file mẫu vào thư mục: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates.
Trong đó UserName chính là tên tài khoản của Windows mà bạn đang sử dụng.
Cách sử dụng mẫu email trong Outlook
Để tạo một email dựa trên mẫu email, bạn thực hiện theo cách sau đây:
Bước 1: Điều hướng đến thẻ Developer rồi bấm nút Choose Form từ nhóm tính năng Custom Forms.
Lưu ý: Trong trường hợp thẻ Developer không xuất hiện trên giao diện ribbon của Outlook, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí bất kỳ trên giao diện ribbon và chọn tùy chọn Customize the Ribbon …
Trong hộp thoại Outlook Options hiển thị, kích vào tùy chọn Developer ở cột bên trái.
Bước 2: Trong hộp thoại Choose Form xuất hiện, chọn tùy chọn User Templates in file System. Một danh sách tất cả các mẫu email sẽ hiển thị, kích chọn mẫu email bạn cần và bấm nút Open.
Cách chỉnh sửa mẫu email trong Outlook
Để sửa đổi một mẫu email hiện có, hãy mở dưới dạng một email (như được mô tả ở trên) và thực hiện các thay đổi bạn muốn. Sau đó, lưu lại mẫu một lần nữa.
Cách ghim mẫu email vào thanh tác vụ hoặc tạo shortcut trên màn hình
Nếu thường xuyên sử dụng một hoặc nhiều mẫu email trong công việc, việc điều hướng đến thẻ Developer mỗi lần muốn chọn mất khá nhiều thời gian.
Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một shortcut và đặt trên màn hình hoặc ghim mẫu vào thanh tác vụ. Trong đó, tùy chọn ghim mẫu vào thanh tác vụ là nhanh và đơn giản hơn.
Bước 1: Truy cập đến thư mục chứa tất cả các mẫu email trong Outlook: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates
Bước 2: Tìm mẫu email sử dụng thường xuyên, kích chọn tên file và kéo thả về phía biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ. Như vậy mẫu email được chọn sẽ được ghim vào menu ngữ cảnh của biểu tượng Outlook.
Bước 3: Lần tới khi cần gửi e-mail với mẫu email trong Outlook, kích chuột phải vào biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ và chọn tên mẫu email bạn muốn.
Nếu bạn không muốn ghim một mẫu email cụ thể trên thanh tác vụ nữa, kích chuột phải vào nó và chọn Unpin from this list.
Thao tác này sẽ tạo ngay một shortcut của mẫu email thường sử dụng, từ đây bạn chỉ cần kích đúp vào file này mỗi khi cần tạo và gửi một email mới từ mẫu này.
Cách chia sẻ các mẫu email trong Outlook
Các mẫu email trong Outlook là một tệp thông thường (.oft), vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào từ thư mục lưu trữ tất cả các mẫu Outlook (C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates) và gửi dưới dạng tệp đính kèm email hoặc lưu vào một chia sẻ mạng.
Bước 1: Thiết kế mẫu email của bạn và mở như một email thông thường.
Bạn cũng có thể thiết kế mẫu email Outlook của mình bằng bất kỳ trình soạn thảo HTML nào khác và lưu tệp html kết quả vào cùng một thư mục đều được.
Từ giờ trở đi, mẫu email Outlook mới của bạn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các email gửi đi.
Bạn đang xem bài viết Làm Cách Nào Để Truy Cập Các Email Đã Lưu Trữ Trong Outlook? trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!