Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Làm Việc Với Form Trong Access 2022 Hiệu Quả mới nhất trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Việc điền thông tin vào form trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc điền thẳng vào bảng dữ liệu. Form giúp phân loại thông tin vào đúng nơi cần điền và đúng theo định dạng có sẵn. Từ đó khiến toàn bộ văn bản trở nên đồng bộ và thống nhất hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng form hiệu quả trong phần mềm Access 2016.
Lý do vì sao nên sử dụng form
Một trong những lý do chính khiến nhiều người chuộng sử dụng form là bởi tính tiện ích của nó không chỉ với người thu thập thông tin mà còn cả người cung cấp thông tin nữa. Về cơ bản form giúp ta thu thập thông tin theo một định dạng có sẵn, có nghĩa là người được hỏi câu hỏi biết rất rõ mình phải trả lời như thế nào và câu trả lời sẽ phải điền vào đâu.
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 1
Để thấy toàn bộ danh sách gọi món ta cần phải chuyển sang bảng Order Items, trong đó từng món ăn có trong thực đơn của từng lần khách hàng gọi đồ sẽ được liệt kê cụ thể
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 2
Thông tin được liệt kê trong bảng này có bao gồm cả số ID của từng khách hàng được thống kê ở một bảng khác. Chỉ nhìn qua thì bạn khó mà có thể nắm được, do những số ID này không mang nhiều giá trị biểu trưng cho đại lượng mà nó tham chiếu. Bên cạnh đó, bạn sẽ mất công phải dùng đến 2 bảng dữ liệu mới có thể theo dõi được 1 đơn gọi món của khách., từ đó việc đi tìm số liệu sẽ tốn kha khá thời gian của bạn. Dễ nhận thấy đây là một công việc hết sức tẻ nhạt và nhàm chán.
Mẫu form chứa đầy đủ các thông tin như trên sẽ có dạng như sau:
Tóm lại, không chỉ giúp việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn mà form còn giữ cho cơ sở dữ liệu hoạt động trơn tru hơn. Thông qua form, các chuyên gia lập trình cơ sở dữ liệu có thể quản lý được cách người dùng tương tác với cơ sở dữ liệu đó. Họ thậm chí có thể đặt các phần giới hạn nội dung trong từng thành phần của form để đảm bảo chỉ những dữ liệu cần thiết mới được nhập vào và phải được nhập đúng định dạng. Điều này rất quan trong bởi vì chỉ khi dữ liệu được thống nhất và có tổ chức thì cơ sở dữ liệu mới hoạt động ổn định và chính xác.
Hướng dẫn làm việc với form
Mở một form cũ:
Trong phần Navigation, định vị vị trí form mà bạn muốn
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 3
Form sẽ xuất hiện dưới dạng thanh tab trong cửa sổ Document Tabs
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 4
Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trong form
Thêm 1 nội dung khai báo mới trong form
Có hai cách để bạn có thể thêm 1 nội dung khai báo mới trong form:
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 5
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 6
Tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa
Có hai cách để bạn có thể tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa, và cả 2 cách đều tận dụng thanh Navigation ở phía dưới màn hình làm việc.
Để xem từng nội dung khai báo một, bấm nút mũi tên như hình dưới. Nút bên phải sẽ đưa bạn đến với nội dung tiếp theo, nút bên trái sẽ đưa bạn quay trở lại nội dung trước đó
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 7
Để tìm kiếm 1 nội dung nhất định, bạn đánh 1 từ khóa bất kỳ vào ô tìm kiếm trong thanh navigation
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 8
Lưu lại nội dung làm việc
Chọn tab Home, tìm đến mục Records
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 9
Xóa nội dung làm việc
Chọn tab Home, tìm đến mục Records
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 10
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2016 – 11
Khi đó nội dung làm việc trên sẽ bị xóa hoàn toàn
Đánh giá bài viết này
Hướng Dẫn Tạo Form Trong Microsoft Access
Trong phần 1, ta đã cùng tìm hiểu về Form cũng như các thuộc tính của Form. Đến với phần 2, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách bố trí, tùy chỉnh & sao lưu Form một cách đơn giản nhất.
Thuộc tính Auto Center
Auto Center giúp bạn canh lề Form ngay giữa màn hình. Thuộc tính này có thể đã được thiết lập mặc định hoặc không tùy mỗi phiên bản Access.
Nếu đã được mặc định thì ngay khi bạn vừa mở Form của mình ra, Access sẽ tự động canh lề ngay giữa màn hình cho bạn. Ngược lại, nếu Access chưa được mặc định Auto Center thì lề Form của bạn vẫn như lúc ban đầu (hoặc lúc bạn lưu Form).
Tổng quan các thuộc tính của Form
Đến đây, bạn có thể đóng cửa sổ thuộc tính ( Property Sheet) bằng cách nhấn lại biểu tượng X trên cửa sổ đó.
Chèn các đối tượng vào Form trong Access
Bước tiếp theo trong việc tạo lập Form đó là chèn các đối tượng cần thiết vào Form. Trong bài viết này thì mình sẽ chèn các đối tượng từ bảng “Sản phẩm” ( tạo ở phần 1) vào Form của mình.
Từ lúc ta đã chỉ định rõ đâu là Nguồn ghi ( Record Source) thì Access sẽ cung cấp cho ta một vài tính năng hữu ích để ta có thể dễ dàng chèn các đối tượng vào Form của mình. Chúng ta làm như sau:
Bước 1: Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục Tools ở phía bên phải của thanh Ribbon
Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục View ở phía bên trái của thanh Ribbon
Bước 4: Lúc này trường mới đã được thêm thành công
: Bạn hoàn toàn có thể áp dụng các bước trên để thêm trường mới vào 1 form trắng. Chỉ cần tạo 1 form mới bằng lệnh Blank Form trên tab Create và sau đó hoàn thành các bước tiếp theo để thêm các trường mong muốn.
Thay đổi kích thước các đối tượng trong Form
Sau khi bạn đã chèn các đối tượng vào Form thì cách dễ nhất để thay đổi kích thước đó là kích chọn đối tượng, sau đó di chuyển con trỏ đến một trong các góc cho đến khi con trỏ hiển thị biểu tượng mũi tên 2 chiều, kích giữ chuột trái và kéo đến kích thước bạn mong muốn.
Ngoài ra, nếu bạn muốn di chuyển đối tượng đó thì chỉ cần kích giữ chuột trái đối tượng cho đến khi thấy con trỏ xuất hiện hình thoi với 4 mũi tên và di chuyển đối tượng đến vị trí bạn muốn.
Tổng quan lại Form (Form View)
Tất nhiên, việc đầu tiên bạn muốn làm sau khi chỉnh sửa form của mình đó là xem lại form bằng cách:
Và đây chính là form view:
Sao lưu Form
Một trong những việc quan trọng khi làm việc với Microsoft Office đó là sao lưu lại những gì mình làm. Tất nhiên, dù bạn quên, Access vẫn nhắc bạn bằng cách xuất hiện hộp thoại sau:
Bạn có thể sao lưu Form bằng cách nhấn nút
Nếu đây là lần đầu bạn tạo Form, Access sẽ hỏi bạn muốn lưu Form với tên gì. Sau đó, nhập tên Form và nhấn OK.
Bây giờ, khi bạn quay lại Ngăn Dẫn Hướng ( Navigation Pane), bạn sẽ dễ dàng thấy ngay tên mình vừa lưu xuất hiện trên thanh tiêu đề Form.
Hướng Dẫn Tạo Lập Form Trong Access 2022
Tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn.
Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập và chỉnh sửa form. Bạn cũng sẽ được biết cách kiểm soát các trình bày cũng như chỉnh sửa các tùy chọn form để đảm bảo form hoạt động hiệu quả nhất.
Cách tạo lập form
Access hỗ trợ người dùng có thể tạo form từ bất cứ bảng dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu gốc. Bất cứ form nào được tạo thành sẽ đều hiển thị dữ liệu giống với bảng, đồng thời còn có thể thêm bớt dữ liệu mới. Sau khi tạo lập xong, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm các trường mới hoặc các các tùy chọn định dạng như hộp hỗn hợp chẳng hạn.
Bước 1: Trong mục Navigation, lựa chọn bảng dữ liệu mà bạn cần tạo lập form. Bạn không nhất thiết phải mở bảng đó lên
Bước 1: Chọn tab Design, sau đó tìm đến mục Tools ở phía bên phải của thanh Ribbon
Hộp hỗn hợp
Hộp hỗn hợp là một dạng danh sách xổ xuống được dùng để thay thế một trường trong nội dung form. Hộp hỗn hợp sẽ hạn chế khả năng nhập liệu của người dùng khi chỉ cho phép người dùng lựa chọn các tùy chọn có sẵn trong hộp mà thôi.
Hộp hỗn hợp rất có ích đối với các trường có ít lựa chọn trả lời. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng hộp hỗn hợp để chỉ cho phép người dùng nhập đúng tên các bang của Mỹ khi điền vào trường địa chỉ liên hệ, hoặc là người dùng khi đặt hàng chỉ được phép lựa chọn các sản phẩm được liệt kê trong cơ sở dữ liệu mà thôi.
Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, lựa chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls
Bước 2: Lựa chọn lệnh Combo box, khi đó nó sẽ có dạng giống như hộp thoại xổ xuống
Tùy chỉnh thiết lập form bằng cách sử dụng Property Sheet
Property sheet là một cửa sổ tổng hợp chứa các thông tin chi tiết của form cũng như từng nội dung trong form. Từ của sổ Property Sheet mà ta có thể sửa đổi từng phần bố cục của form, bao gồm cả chức năng hoạt động cũng như cách thức trình bày.
Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form
Thay đổi thiết lập của form
Có rất nhiều lựa chọn được xuất hiện trong cửa sổ Property Sheet nên ta không thể đi sâu giải thích hết được. Ta chỉ có thể kiểm nghiệm 2 lựa chọn thường được sử dụng nhất: ẩn các trường không cần thiết và thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế.
Để có thể ẩn đi các trường không cần thiết
Bước 5: Cuối cùng ta chỉ cần chuyển sang cửa sổ Form để kiểm tra xem các trường đã được ẩn đi hay chưa.
Để thiết lập trường chứa thời gian ngày tháng năm có chức năng tự động lên lịch theo đúng thời gian thực tế
Bước 7: Chuyển sang chế độ Form View để kiểm tra kết quả. Khi bạn tạo 1 bản ghi mới với form, trường dữ liệu mà bạn vừa chỉnh sửa sẽ tự động cập nhật lịch thực tế vào nội dung của trường đó.
Đừng bội bỏ qua: Lớp học Excel ở Hà Nội
Giới Thiệu Về Bảng, Truy Vấn, Form, Báo Cáo Trong Access
MS Access sử dụng các “đối tượng” để giúp người dùng liệt kê và sắp xếp thông tin, cũng như chuẩn bị các báo cáo được thiết kế đặc biệt. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, Access cung cấp cho bạn các đối tượng Table, Query, Form, Report, Macro và Module.
Cơ sở dữ liệu trong Access bao gồm nhiều đối tượng nhưng sau đây là các đối tượng chính:
Kết hợp 4 đối tượng này với nhau thì bạn có thể dễ dàng nhập, lưu trữ, phân tích và biên soạn dữ liệu theo cách mình muốn.
Trong bài học này, Quantrimang sẽ cùng bạn tìm hiểu về các đối tượng này, cách chúng tương tác với nhau để tạo ra một CSDL quan hệ đầy đủ chức năng.
Bảng trong Access
Trong phạm vi hướng dẫn này, bạn đã biết rằng CSDL là tập hợp dữ liệu được tổ chức thành nhiều danh sách kết nối với nhau. Trong Access tất cả dữ liệu được lưu trữ trong bảng, bảng là trung tâm của CSDL. Bảng được tổ chức thành các cột dọc và hàng ngang.
Các hàng được gọi là record (bản ghì) và các cột là field (trường). Một trường không chỉ là một cột, đó là cách để tổ chức thông tin theo loại dữ liệu. Mỗi mẩu thông tin trong trường là cùng loại. Ví dụ: Mọi mục trong trường First Name sẽ là tên, và mọi mục được nhập trong trường Street Address là địa chỉ.
Tương tự, một bản ghi không chỉ là một hàng, nó là một đơn vị thông tin, mỗi ô trong một hàng nhất định chính là một phần của bản ghi của hàng đó.
Hãy chú ý tới cách mà mỗi bản ghi giao nhau với các trường. Dù thông tin trong mỗi bản ghi được tổ chức thành các trường, nó vẫn thuộc về các thông tin khác trong bản ghi đó. Ví dụ: số ID xác định một bản ghi nhất định, số ID của bản ghi sẽ đề cập đến tất cả các thông tin có trong hàng đó.
Nếu bảng giúp lưu trữ tất cả dữ liệu thì 3 đối tượng khác là form, truy vấn và báo cáo cho phép bạn làm việc với bảng. Mỗi đối tượng này sẽ tương tác với các bản ghi được lưu trữ trong bảng CSDL của bạn.
Form trong Access
Form giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Làm việc với các bảng lớn có thể gây nhầm lẫn và đặc biệt khi các bảng kết nối với nhau, bạn có thể phải nhập bộ dữ liệu nhiều hơn một lần. Tuy nhiên, với form, có thể nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng lúc, tất cả ở cùng một chỗ. Các nhà thiết kế CSDL có thể đặt thêm hạn chế trên những form riêng biệt để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết được nhập đúng định dạng. Nhìn chung, form giúp cho dữ liệu thống nhất, có tổ chức và đó là điều cần thiết cho một CSDL chính xác, mạnh mẽ.
Truy vấn trong Access
Truy vấn (Query) là cách để tìm kiếm, biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện truy vấn cũng giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về CSDL vậy. Khi tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu mình muốn.
Truy vấn mạnh hơn so với những tìm kiếm đơn giản mà bạn thực hiện trên bảng rất nhiều. Dù tìm kiếm có thể giúp tìm thấy tên của một khách hàng trong danh sách, nhưng nếu thực hiện truy vấn thì có thể tìm thấy tên và số điện thoại của nhiều khách hàng đã mua hàng trong tuần qua. Truy vấn được thiết kế tốt có thể cung cấp thông tin mà bạn không thể tìm thấy chỉ bằng cách nhìn vào các bảng trong CSDL.
Báo cáo trong Access
Báo cáo (Report) cung cấp cho bạn khả năng trình bày dữ liệu trong một bản in. Nếu đã từng nhận được bản in của máy tính về lịch học, hóa đơn mua hàng, thì đó chính là một báo cáo CSDL. Báo cáo rất hữu ích, vì chúng cho phép trình bày các thành phần của CSDL dưới dạng dễ đọc. Thậm chí có thể tùy chỉnh sự xuất hiện của báo cáo để làm nó hấp dẫn, trực quan hơn. Access cung cấp cho phép tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hay truy vấn nào.
Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo
Dù có thể hiểu rõ cách các đối tượng được sử dụng thì ban đầu bạn vẫn sẽ hơi mơ hồ về cách chúng kết hợp cùng nhau như thế nào. Tất cả các đối tượng này làm việc với cùng một dữ liệu. Mỗi mẩu dữ liệu mà truy vấn, form, báo cáo sử dụng được lưu trữ trong một bảng CSDL.
Form cho phép thêm dữ liệu vào bảng và xem dữ liệu đã có. Báo cáo trình bày dữ liệu từ các bảng và truy vấn, sau đó tìm kiếm, phân tích dữ liệu trong các bảng tương tự.
Những mối quan hệ này nghe có vẻ phức tạp, nhưng chúng phối hợp với nhau rất tốt và tự nhiên mà chúng ta thường không chú ý khi sử dụng chung.
Ví dụ về việc bạn tìm kiếm một cuốn sách trong thư viện chẳng hạn, sẽ như thế này:
Bài trước: Giới thiệu về cơ sở dữ liệu – Database
Bài tiếp: Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Làm Việc Với Form Trong Access 2022 Hiệu Quả trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!