Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp mới nhất trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Luôn luôn có dòng tiêu đề
Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.
Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.
Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.
Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.
Không sử dụng chữ in hoa
Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.
Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt
Hãy ngắn gọn và lịch sự
Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.
Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.
Thêm chữ ký
Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…
Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.
Soát lại và chỉnh sửa
Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…
Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?
Hãy đúng giờ
Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.
Các bước viết email theo chuẩn
Đặt tiêu đề cho email
Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.
Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.
Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.
Đính kèm tập tin vào email
Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.
Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.
Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.
Viết nội dung email theo chuẩn
Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:
+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa. + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa. + Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng. + Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống. + Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý. + Nếu viết dài hãy chia đoạn.
Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong email nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một email tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.
Nội dung của một email chuẩn
+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…
+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.
+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…
+ Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.
Với phần chữ ký email này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ,…
Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.
Một bức email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.
Nhập địa chỉ email người nhận
Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.
Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.
Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư
Đọc lại email lần nữa
Các mẫu chữ ký gmail đẹp
Một chữ ký email chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.
Thông tin cơ bản cần có
+ Họ và tên + Tiêu đề, bộ phận + Tên doanh nghiệp
Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi email.
Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác
Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.
Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký email chuyên nghiệp, dễ tiếp thu nhất.
Thiết kế rõ ràng
Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng điều đó không có nghĩa là lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.
Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.
Một số mẫu chữ ký email đẹp
Mẫu chữ ký Gmail 1
Mẫu chữ ký Gmail 2
Mẫu chữ ký Gmail 3
Mẫu chữ ký Gmail 4
Mẫu chữ ký Gmail 5
Mẫu chữ ký Gmail 6
Mẫu chữ ký Gmail 7
Mẫu chữ ký Gmail 8
Mẫu chữ ký Gmail 9
Mẫu chữ ký Gmail 10
Những câu hỏi thường gặp
CC trong gmail là gì?
Có rất nhiều người không biết cc trong email là gì? Thực chất đó là từ viết tắt của Carbon copy, nghĩa là tạo ra các bản sao.
CC khác với BCC, bởi BCC là viết tắt của cụm từ blind carbon copy, có nghĩa ta tạo ra các bản sao tạm. Như vậy, bạn có thể hiểu đơn giản CC chính là việc gửi thêm một bản sao email cho một người khác.
CC chính là cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Và khi đó những người này cũng sẽ xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.
Còn BCC cũng tương tự như vậy, điểm khác biệt là những người này sẽ không nhìn thấy được danh sách của những người cùng được nhận email. Nếu bạn muốn bảo mật danh sách nhận email thì hãy sử dụng tính năng BCC.
Email html là gì?
Tương tự như việc gửi mail cc là gì, nhiều người cũng thắc mắc email html là gì? Nói một cách đơn giản thì đó là một email được định dạng như một trang Web vậy. Nó dùng màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết.
Email html không giống với email dạng văn bản thông thường. Bởi email dạng văn bản thông thường chỉ bao gồm các dòng chữ và nhìn vào có thể dễ dàng hiểu được nội dung có gì. Còn email html luôn đi kèm rất nhiều vấn đề khác nhau như:
+ Nếu như không được mã hóa chặt chẽ, email html rất dễ bị đưa vào hộp thư spam
+ Email html cần thời gian mã hóa lâu hơn.
+ Có một số nhà cung cấp email như gmail sẽ loại bỏ yếu tố nhiều mã HTML dù bạn xây dựng nó như thế nào. Do vậy, dù bạn có thiết kế email html tuyệt vời đến đâu thì khi đến tay người nhận nó cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn.
+ Phần lớn người dùng đều không thể nhìn thấy được hình ảnh ở trong email. Bởi vì nó đã bị ẩn đi, trong email sẽ có nhiều không gian màu trắng và sẽ chẳng hay ho chút nào nếu khách hàng của bạn nhìn thấy điều đó.
+ Hiện nay, số lượng người dùng điện thoại di động để xem email ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên với email html thì nội dung của nó dường như sẽ chẳng bao giờ hiển thị đủ trên các thiết bị này.
Cách gửi video qua gmail
Có nhiều cách gửi video qua gmail. Theo đó, bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau:
Bước 1: Đăng nhập tài khoản gmail tại địa chỉ https://accounts.google.com/SignUp
Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng google drive chọn “Tải lên”. Sau đó chọn tệp từ máy tính của bạn.
Bước 4: Chọn “Tải lên” và “Thêm các tệp khác” để thêm video mà bạn muốn.
Bước 5: Hoàn tất xong bạn hãy gửi đến người mà bạn muốn gửi.
Cách gửi ảnh qua gmail cũng tương tự như cách gửi video qua gmail. Bạn có thể áp dụng như các bước trên, nhưng thay vì gửi video thì gửi hình ảnh.
Đổi chữ ký email
Gmail cho phép tạo chữ ký tối đa 10.000 ký tự. Theo đó, để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp hay đổi chữ ký gmail thì bạn phải làm như sau:
Bước 1: Mở email ra
Bước 2: Ở trên cùng bên phải nhập vào chữ Cài đặt.
Bước 3: Trong mục “Chữ ký” thêm văn bản chữ ký của bạn trong hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng tin nhắn của mình bằng phương pháp thêm hình ảnh hay thay đổi kiểu văn bản.
Bước 4: Bên dưới cùng trang, nhấp vào “Lưu thay đổi” là xong.
Tổng hợp mẫu email đẹp chuẩn
Cách viết mail cho khách hàng
Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%
Tiêu đề: Tên sản phẩm
Dear…,
Thời gian gần đây bạn có quan tâm đến [sản phẩm] hay không?
Nếu bạn cần nắm thêm thông tin về [sản phẩm] để xem nó có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi.
Trong email này, chúng tôi đính kèm ebook, blog, ghi âm hội thảo,…về [chủ đề] bên dưới. Qua đó giúp bạn [giải quyết được vấn đề x, y, z]. Chúng tôi biết được vì trước đây rất nhiều khách hàng của chúng tôi gặp phải.
Trân trọng,
Ký tên,
Đây chính là mẫu email giới thiệu sản phẩm vô cùng tuyệt vời cho những khách hàng inbound tiềm năng. Bởi khách hàng đã tìm đến bạn, vậy nên hãy viết một email với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời.
Tiêu đề: Bức thư cuối cùng
Anh/Chị…thân mến,
Mong rằng, em sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị. Nếu không, em cũng hy vọng sẽ được hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên]
Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%
Tiêu đề: Đơn hàng [Tháng] – Tên sản phẩm
Chào…,
Bạn còn nhớ tôi chứ? Vào tuần trước, chúng ta đã có trao đổi về [sản phẩm]. Nếu bạn vẫn [cần làm việc x] thì tôi có một thông báo quan trọng ngay sau đây. Trong tháng này, chúng tôi sẽ có một số khuyến mãi a, b, c,…
Cảm ơn vì đã hợp tác.
Ký tên
Đa phần khách hàng đều muốn thương lượng để nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Đối với mẫu email chào hàng ấn tượng này bạn có thể giành lấy được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng mà bạn đang dần đánh mất.
Tuy chiết khấu không phải là lý do chính để quyết định sự thành công của một hợp đồng. Tuy nhiên, nếu mẫu thư ngỏ hay gửi khách hàng đề cập đến vấn đề này thì nó sẽ nhắc nhở khách hàng rằng không phải lúc nào họ cũng có cơ hội nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá ưu đãi như thế. Việc thông báo trước sẽ giúp khách hàng cảm thấy được coi trọng hơn.
Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%
Tiêu đề: Theo yêu cầu của [Tên] – [Tên sản phẩm]
Anh/chị ơi,
Em đã gửi cho anh/chị một email cung cấp thông tin về [sản phẩm]. Liệu anh/chị đã nhận được thư chưa ạ?
Trân trọng
Ký tên,
Bạn có thể gửi email này cho những khách hàng không phản hồi mà không làm họ cảm thấy có lỗi. Nó như là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về lý do ban đầu họ tìm hiểu sản phẩm.
Nhiều khả năng họ sẽ đồng ý tư vấn qua điện thoại. Hoặc chí ít cũng sẽ yêu cầu nhận được nhiều thông tin hơn từ phía bạn.
Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%
Tiêu đề: Các mục tiêu cho [quý, năm, tháng] [Tên] ơi,
[Ký tên]
[Ký tên]
Bạn thấy đấy, email này tương đối ngắn gọn, ngọt ngào và hiệu quả. Ngay từ câu mở đầu, người đọc có thể hiểu được ngữ cảnh của email. Họ xác định được mục tiêu của bạn là gì, biết bạn hiểu họ có điểm mạnh, điểm yếu gì. Và câu hỏi tiếp theo rất đơn giản, giúp người nhận không cần phải suy nghĩ nhiều trước khi trả lời.
Mẫu email gửi sếp
Email giới thiệu nhân viên mới
Chào…,
Tôi biết ông/bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm sắp tới. Tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận thêm về việc tuyển nhân sự mới cho bộ phận kinh doanh hay không?
Tôi đã xem xét các con số và việc bổ sung thêm người cho phép chúng ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mỗi năm. Nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty bù vào khoản lương mà anh ta nhận được.
Mong nhận phải hồi từ ông/bà.
Cảm ơn,
[Ký tên]
Email xin nghỉ phép
[Ký tên]
Chào…,
Tôi muốn xin ông/bà cho tôi nghỉ phép vào ngày/tháng/năm. Khi đó, chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu Website, công việc thời điểm này cũng không bận rộn lắm. Đồng nghiệp [tên] cũng đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt.
Khi quay lại sau thời gian nghỉ, tôi sẽ sẵn sàng cho các chiến dịch bán hàng sắp tới của công ty.
Cảm ơn,
[Ký tên]
Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp
[Ký tên]
Chào…,
Tôi đã suy nghĩ về việc mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả, hội thảo trong năm tới sẽ giúp ích cho mình. Vậy nên, tôi muốn lập một báo cáo để chia sẻ những giif đã học được cho cả đội khi tôi quay lại làm việc.
Mong sớm nhận được phản hồi từ ông/bà
Cảm ơn,
Mẫu cách trả lời email
Mẫu thư gửi khách hàng trong trường hợp phản hồi đã nhận được email của khách hàng
Ông/bà…thân mến,
Cảm ơn ông/bà đã hỏi về [Tên dịch vụ] mới của công ty chúng tôi. Một nhân viên của chúng tôi sẽ liên lạc với ông/bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của ông/bà.
Một lần nữa cảm ơn vì yêu cầu của ông/bà.
Trân trọng,
Ký tên
Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn trong trường hợp ghi nhận như trên
Ông/bà…thân mến,
Cảm ơn ông/bà đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi cho ông/bà trong thời gian 3 ngày sắp tới.
Tuy nhiên, trước khi gửi chúng xin ông/bà cho biết loại gói mà ông/bà thích. Vui lòng truy cập vào Website để xem và chọn loại theo sở thích của ông/bà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, ông/bà vui lòng liên hệ theo số hotline … Chắc chắn ông/bà sẽ được phản hồi nhanh chóng bởi đội ngũ tư vấn của chúng tôi.
Một lần nữa, cảm ơn vì đơn đặt của ông/bà. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông/bà đến bước cuối cùng.
Trân trọng,
Ký tên
Mẫu thư xin lỗi khách hàng
Dear anh/chị…,
Xin cho tôi cơ hội được giới thiệu, tôi là [tên] và là [chức vụ] của [tên doanh nghiệp]. Vào lúc…giờ, ngày/tháng/năm, nhân viên của chúng tôi đã mắc lỗi sai khiến anh/chị phải phiền lòng trong thời gian sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về việc đã gây ra cho anh/chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp cho anh/chị dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là khách hàng thân thiết như anh/chị. Thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong anh/chị cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.
Tôi gửi lời mời đến anh/chị và gia đình đến với chúng tôi trong lần tiếp theo. Hãy liên hệ với chúng tôi, tôi đảm bảo sẽ giúp anh/chị và gia đình có thời gian lưu trú đặc biệt nhất.
Nhân đây, chúng tôi cũng xin gửi đến anh/chị voucher dùng dịch vụ [tên dịch vụ] miễn phí tại [tên doanh nghiệp] của chúng tôi.
Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và thứ lỗi của anh/chị dành cho công ty. Hi vọng, chúng tôi sẽ được chào đón anh chị tại công ty chúng tôi một lần nữa! Thân ái,
Giám đốc Điều hành
Ký tên
Viết thư chấp nhận công việc
Dear anh/chị…,
Cảm ơn vì vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] mà anh/chị đã dành cho tôi. Tôi rất vui mừng vì nhận được vị trí này và mong muốn bắt đầu công việc với công ty của anh/chị từ ngày/tháng/năm.
Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong chờ tham gia và đóng góp tích cực cho công ty.
Nếu có bất kỳ thông tin hay giấy tờ nào khác anh/chị cần tôi hoàn thành vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ sắp xếp nó trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
Ký tên
5
/
5
(
4
bình chọn
)
Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp
1. Tiêu đề email:
Trong trường hợp email được gửi đi gửi lại, forward nhiều lần, mail outlook sẽ xảy ra tình trạng tự động thêm “Re:” và “Fw” nhiều lần liên tiếp vào tiêu đề email: Re: Re: Fw: Re: Fw: Re: Re: Nếu là một người cẩn thận và tinh tế, bạn không nên để nguyên một email có đầu tiêu đề như vậy. Bạn hoàn toàn có thể chủ động xóa bớt, chỉ để lại 1 lần Fw: hay Re: lúc chính bạn gửi đi mà thôi.
2. Địa chỉ email:
3. Gửi cho ai thì chào người đó:
Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:
“Dear Mr & Msr James,
Cc: Mr Celis, Miss Mclean & Miss Moris”
4. Nội dung email:
Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.
Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.
5. Cách trình bày email:
Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.
Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…
Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.
Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.
6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:
Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…
7. Chữ ký cuối thư (signature):
Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:
Lời cảm ơn
Chức vụ/Vị trí công tác
Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty + (số máy lẻ – nếu có)
Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân
Email:
Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến công ty cho phép sử dụng trong công việc
Ví dụ:
Thanks and best regards,
Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:
Lời cảm ơn
Tên khoa/ngành/trường học
Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân
Email:
Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng
8. Sử dụng tính năng Cc và Bcc:
Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.
9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”
Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.
10. Không có gì là bí mật
Cuối cùng, trong công việc, tuyệt đối bạn không nên dùng email công việc để làm việc cá nhân hoặc trao đổi với ai đó những chuyện có tính chất cá nhân, riêng tư. Các bạn nên biết, email là một hệ thống điện tử, và người chủ của bạn có quyền cài đặt những tính năng thăm dò/theo dõi hoạt động của bạn qua email. Vì vậy, hãy chỉ dùng email công ty cho công việc. Và những gì bạn muốn người khác giữ bí mật, tốt nhất không nên trao đổi qua bất kỳ hình thức mạng gì (tùy mức độ nghiêm trọng mà bạn gán cho bí mật đó). Còn nếu như bạn không muốn ai biết được bí mật của mình? Tốt nhất bạn không nên có bí mật.
Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM —————————————————————————- CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB) Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics Mobile: 0906246584 / 0986538963 Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội Website: https://hanexim.edu.vn Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau
Cách Gửi Cv Xin Việc Qua Email Đúng Chuẩn Và Chuyên Nghiệp
Bí quyết viết cv xin việc
1. Gửi CV xin việc qua email – kỹ năng quan trọng trong thời công nghệ số
2. Cách tạo nội dung email gửi CV chuẩn nhất
2.1. Địa chỉ email cần thể hiện sự nghiêm túc
2.2. Tiêu đề email cần tạo được sự thu hút
Để tạo được tiêu đề email đúng chuẩn theo cách gửi CV cho nhà tuyển dụng thì đầu tiên các bạn cần phải tìm hiểu, đọc kỹ thông tin của nhà tuyển dụng về các yêu cầu họ đưa ra như thế nào và soạn theo đúng cú pháp của họ (nếu có). Nếu họ không đưa ra bất kỳ yêu cầu nào thì bạn có thể tự tạo cho mình một cái tên ấn tượng, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo được sự nghiêm túc, chuyên nghiệp và gửi CV cho nhà tuyển dụng.
2.3. Nội dung email ấn tượng, lôi cuốn
– Email này đang hướng đến ai? – Khi viết mail gửi CV xin việc, bạn cần đảm bảo luôn phải bắt đầu thư gửi CV bằng “Dear” hoặc “Kính gửi”, không nên sử dụng các từ như “gửi”, “xin chào”,… bởi sẽ không thể hiện được sự tôn trọng hay tính chuyên nghiệp. Bởi nhà tuyển dụng ở đây sẽ là các tổ chức, doanh nghiệp, những người có thể sẽ lớn tuổi hơn bạn. Do đó, việc sử dụng “Dear” hay “Kính gửi” sẽ cho thấy được sự tôn trọng và dễ tạo thiện cảm hơn với nhà tuyển dụng. Đây được xem là một mẹo dành cho các bạn trong cách gửi CV qua mail đó.
2.4. Hình thức trình bày khoa học
Thông qua hình thức trình bày và cách làm CV qua mail, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra đánh giá về tính cách, con người, mức độ cẩn thận của bạn trong cách làm việc như thế nào và có quyết định lựa chọn hay không?
3. Hướng dẫn nộp CV qua email chuyên nghiệp cho ứng viên
3.1. Đặt tên cho file CV xin việc gửi qua mail
Đầu tiên trong công cuộc gửi mail CV đi chính là đặt tên cho nó, nhiều người cho rằng bước này nhỏ và không mấy quan trọng. Thế nhưng “nhỏ mà lại có võ” đấy nhé. bạn không nên xem thường tác dụng của việc đặt tên file CV xin việc của mình.
3.3. Lưu ý về dung lượng và dạng file CV khi gửi đi
Chú ý, đối với những tệp tài liệu bạn đính kèm theo sẽ không được vượt quá 1MB dung lượng, nếu như trong trường hợp vượt quá dung lượng hãy tìm cách để giảm các dung lượng xuống ở mức cho phép nhé.
Hướng Dẫn Viết Cv Chi Tiết Thật Chuyên Nghiệp Và Chuẩn Xác
Chèn ảnh
Hãy chèn bức ảnh trang trọng và có thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn trực diện. Trang trọng ở đây không có nghĩa là phải quá nghiêm túc. Tuy nhiên bạn nên cân nhắc vị trí bạn ứng tuyển để chèn một bức ảnh của bạn sao cho thật phù hợp. Tránh những bức ảnh chụp mà bạn quay lưng lại; nhà tuyển dụng không hề nhìn thấy mặt bạn. Việc quay lưng như vậy có thể mang hàm nghĩa là bạn không tôn trọng nhà tuyển dụng. Hơn nữa là người xem CV của bạn sẽ thấy bức ảnh đó không hề có ý nghĩa gì vì chẳng thể hiện được điều gì khi họ không nhìn thấy khuôn mặt bạn.
Thông tin cá nhân:
Đảm bảo bạn bao gồm những thông tin sau: tên đầy đủ của bạn, thông tin liên lạc (địa chỉ nơi ở, email, số điện thoại).
+ Có nhiều bạn vì nghĩ mình có tên không đẹp. Ví dụ bạn ấy tên là Nguyễn Thị Lan, bạn ấy không thích chữ lót là “Thị” thế là bạn viết là Nguyen Lan hoặc Lan Nguyen hoặc thay vào đó một tên lót thật hay. Điều này hoàn toàn không nên khi viết ở CV. Bạn được bố mẹ đặt tên như thế nào thì hãy giữ nguyên tên của bạn, cái tên không quan trọng mà quan trọng là bạn có làm được việc hay không. Ngay cả CV tiếng Anh thì bạn hãy viết tên của bạn đầy đủ đúng như thế, chỉ khác là không dấu. Như ví dụ trên bạn sẽ viết là NGUYEN THI LAN. Bạn không cần thiết đổi thứ tự họ sau, tên trước…
+ Email của bạn phải nghiêm túc. Tránh những email như cogaixinhxan@gmail.com,…
Mục tiêu công việc
Thể hiện mong muốn nghề nghiệp của bạn (có thể là mong muốn bạn làm việc ở vị trí nào, đạt được điều gì từ vị trí công việc đó và mong muốn cống hiến như thế nào cho công ty).
Bạn nên nêu vị trí cụ thể, công ty cụ thể; điều đó sẽ ấn tượng hơn vì người tuyển dụng nghĩ là bạn đang muốn làm việc cho công ty của họ mà không phải là công ty nào khác.
Mong muốn chuyên nghiệp ở quy trình làm việc; hoặc chỉ ra vị trí thăng tiến ước muốn trong công việc ở công ty bạn ứng tuyển; (có thể cụ thể khoảng thời gian bao nhiêu năm để có thể chuyên nghiệp trong quy trình làm việc)
Chỉ ra kỹ năng bạn có sẽ sử dụng để đóng góp cho công ty giúp công ty đạt được một mục tiêu nào đó; chỉ ra mục tiêu bạn mong muốn (giúp công ty tăng doanh số; hoặc thu hút nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty…)
Bạn có thể chỉ ra mục tiêu dài hạn của bạn là gì?
Đối với CV của những ngành Sales và Marketing bạn nên đánh bóng bản thân bạn hơn; bạn tự PR bản thân với công ty bạn tuyển dụng.
Gợi ý việc làm
Tổng hợp 1000+ Cơ hội việc làm Sales và Marketing trên 63 tỉnh thành tại Việt Nam. Ứng tuyển ngay!
Tìm việc ngay
Ví dụ:
Mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp nơi tôi có thể sử dụng những kiến thức sẵn có về marketing của mình; và tích lũy kinh nghiệm làm việc để làm tốt vị trí nhân viên marketing của công ty… và giúp thu hút nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty…
Tận dụng kỹ năng và kinh nghiệm ở công việc phân tích báo cáo tài chính để làm tốt công vị trí … ở công ty …
Trình độ học vấn
Trình độ học vấn là phần bắt buộc, không thể thiếu trong CV, nó bao gồm trường đại học/cao đẳng bạn đã học; chuyên ngành học; thời gian tốt nghiệp, bằng cấp bạn nhận được.
Ngoài chuyện liệt kê bằng cấp; bạn có thể lấy thêm điểm cho CV của mình bằng cách bổ sung thông tin về học bổng (nếu có); các hoạt động chuyên môn ngoại khóa; hoặc các tiểu luận nghiên cứu khoa học; nhất là nếu bạn có dịp hỗ trợ các giảng viên/giáo sư thực hiện một số đề tài nghiên cứu…; và nhớ là nên tóm tắt sơ lược nội dung đề tài…(Chú ý phần giải thưởng thành tích bạn có thể viết ở mục giấy chứng nhận, giải thưởng).
Ví dụ cụ thể:
Cử nhân Quản trị nhân lực; Đại học Lao động- Xã hội
Thành tích đạt được:
+ Điểm trung bình 8.5, đạt được kết quả tốt ở một số môn như: Kế toán tài chính (9.0); Quản trị nhân lực (9.0)
+ Đạt học bổng thường kỳ dành cho sinh viên xuất sắc kỳ thứ 2 năm 2 và kỳ 2 năm 3
+ Nhận bằng khen của trường cho sinh viên xuất sắc
Bạn không có kinh nghiệm nhiều nhưng bạn thể hiện ở CV là bạn có kiến thức về chuyên ngành mà kiến thức này rất cần thiết cho công việc bạn ứng tuyển thì chắc chắn bạn cũng sẽ rất ấn tượng.
Ví dụ:
Như công việc kế toán; nếu bạn thể hiện bạn có kiến thức vững về luật thuế; về định khoản kế toán…thì chắc chắn là một điểm mạnh của bạn. Muốn có được điều này thì đó là phụ thuộc vào bạn; bạn phải học và chủ động tìm hiểu khi đang học ở trường đại học và trước khi chuẩn bị xin việc.
Công việc xuất nhập khẩu cũng vậy, bạn hiểu rõ về điều kiện Incorterms,;về chứng từ hàng hóa; thành thạo các nghiệp vụ vận tải và thanh toán quốc tế thì đó là điểm cộng cho bạn rồi.
Gợi ý
Trọn bộ 100+ mẫu CV đẹp, ấn tượng phù hợp với nhiều ngành nghề. Tham khảo mẫu CV có sẵn miễn phí và chuyên nghiệp tại:
MẪU CV ẤN TƯỢNG
Kinh nghiệm bạn làm từ công việc thực tập, công việc làm thêm; bạn có thể nêu ra ở đây (mô tả công việc bạn đã làm)
Nếu bạn không từng làm việc ở một công ty/tổ chức nào đó; nhưng bạn có tham gia ở một công việc khác như bán hàng ở một cửa hàng; (bán tranh ở một cửa hàng trên bờ Hồ cho người nước ngoài chẳng hạn; chỉ ra khả năng giao tiếp Tiếng Anh của bạn tốt hơn khi làm công việc này; bạn linh hoạt nhanh nhẹn xử lý tình huống hơn, …)
Khoảng thời gian làm việc, xếp theo thứ tự công việc bạn làm gần nhất trước; công việc bạn làm xa nhất sau (từ công việc mới nhất đến công việc cũ nhất).
Bao gồm tên công ty bạn làm( nên viết in hoa); vị trí bạn đã làm
Mô tả ngắn gọn trách nhiệm bạn đã làm; và quan trọng hơn hết là phải nhấn mạnh bạn đạt được gì từ công việc đó (có thể là kỹ năng bạn đạt được; và/hoặc là đã giúp công ty đạt được điều gì)
Ví dụ: Bạn đã từng làm thêm ở trung tâm gia sư; và đang muốn ứng tuyển cho vị trí giáo viên. Bạn có thể viết kinh nghiệm ở CV như sau:
Hỗ trợ giảng viên chính; hướng dẫn học viên và trả lời câu hỏi khi có thắc mắc
Chấm bài và sửa lỗi bài viết cho các học viên
Tổ chức cuộc gặp ngoại khóa để thực hành Tiếng Anh
Đạt được:
Kỹ năng giao tiếp, khả năng truyền đạt tốt
Phối hợp và quản lý lớp học hiệu quả
Nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của học viên để giúp học viên học tốt hơn.
Sau khi lập ra thì đến bước bạn xem bạn đã có những phẩm chất nào vượt trội cần cho công việc bạn ứng tuyển; hãy điền ngay vào CV của mình. Việc tìm hiểu kỹ qua nhiều tin tuyển dụng khác nhau như thế sẽ giúp bạn biết được công việc cần điều gì ở bạn để sau đó bạn viết vào CV và điều đó có thể làm CV bạn khác biệt với những ứng viên khác khi mà những người đó chỉ dựa vào tin tuyển dụng của công ty ứng tuyển, và CV có thể bị trùng lặp.
Bạn cũng có thể tìm kiếm trên google các kỹ năng cần thiết cho công việc bạn cũng như đúng với yêu cầu của nhà tuyển dụng đang quan tâm để bổ sung vào CV của mình.
Ngoài ra bạn thể hiện rằng bạn rất yêu thích công việc bằng cách; bạn đọc sách hay đọc những thông tin ở một số website về lĩnh vực đó.
Có thể bạn đang tìm kiếm
Hiện nay, CV là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá và xem xét từng ứng viên, thậm chí là cơ sở chính để loại những ứng viên không phù hợp trước vòng phỏng vấn. Tránh những lưu ý sau sẽ giúp bản cv rơi vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng!
CV là gì? Lưu ý khi viết CV xin việc
Hoạt động xã hội
Bạn đã tham gia những hoạt động xã hội gì; khoảng thời gian tham gia, tên tổ chức, vị trí bạn làm; mô tả công việc và quan trọng là sự đạt được từ hoạt động bạn tham gia; và bạn đã cống hiến được gì cho cộng đồng, tổ chức bạn tham gia.
(Tương tự như mục kinh nghiệm làm việc: bạn mô tả sơ lược một vài công việc bạn làm chính; và có thể nêu thêm những điều đạt được từ công việc đó)
Giấy chứng nhận và giải thưởng:
Tên của người trong danh sách tham khảo của bạn; vị trí, tên công ty của họ, thông tin liên lạc (mail, số điện thoại)
Nếu bạn không muốn bao gồm thông tin này do không nhớ rõ thông tin liên lạc thì đơn giản viết là: sẵn sàng khi được yêu cầu (References available upon request)
( Tổng hợp)
——————————————
Tạo CV Miễn Phí tại: http://www.topcv.vn/choose-template
Tìm việc làm ngay tại: https://www.topcv.vn/viec-lam
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!