Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… mới nhất trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.
Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.
Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)
Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:
Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.
Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…
Cách Dùng Mail Merge Trong Word Cho Kế Toán Để Tạo Hợp Đồng Lao Động
Mail Merge – trộn thư là tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word, đặc biệt là đối với kế toán và nhân viên văn phòng. Tính năng này sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian một cách đáng kể khi làm hợp đồng lap động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn… chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Tuy tính năng này rất hữu ích, tuy nhiên nhiều bạn kế toán chưa có kinh nghiệm chưa biết đến tính năng này. chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách dùng mail merge.
1. Chuẩn bị dùng Mail Merge để trộn thư
Để thực hiện trộn thư, bạn cần chuẩn bị một file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dự liệu cần chèn.
2. Hướng dẫn cách dùng Mail Merge
Xuất hiện cửa sổ Maill Merge ở phía bên phải. Trong cửa sổ này, bạn chọn Letters và chọn Next: Starting Document.
Bạn tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Tiêp theo, trong Select recipients. bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn. Nếu chưa có danh sách, bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh danh sách mới. Sau khi đã có danh sách, nhấn Next: Write your letter.
Mở hộp thoại Select Data Source và chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và ấn Open.
Sau đó, chọn sheet chứa thông tin cần điền. Như file Excel này, sheet 1 là sheet chứa dữ liệu. Ấn OK để hoàn tất.
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn đánh dấu vào các ô vuông để chọn dữ liệu cần chèn. Nếu chọn tất cả, bạn chỉ cần đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Chọn xong ấn OK.
Bước tiếp theo, chọn Next: Write your letter
Bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, xong ấn vào More items
Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu với nội dung bên cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong, ấn Close để đóng hộp thoại.
Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào file Word cho sẵn, sau đó nhấn Next: Preview your letters.
Các bạn chọn Next: Complete the merge để hoàn thành việc trộn thư.
Chọn Edit Individual Letters để xem tất cả các trang sau khi trộn.
Tương tự, các bạn có thể sử dụng công cụ này để thực hiện với phiếu tính lương, thư mời và thông báo.
Hi vọng, bài viết đã cung cấp cho bạn cách dùng mail merge – một công cụ hữu ích giúp cho công việc của bạn được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Mẹo Word: Cách đánh số trang từ trang đầu tiên hoặc từ một trang bất kỳ Top các phím tắt thông dụng nhất trong Word 5 cách thao tác nhanh với bảng trong Word
2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
Trộn thư là tính năng hữu ích trong Word, tính năng này cho phép bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thao tác với văn bản dạng chèn danh sách vào một tài liệu cố định như thư mời, thư cảm ơn, giấy chứng nhận…
1. Giới thiệu:
Mail Merge (trộn thư) trong Microsoft Word nghĩa là điền dữ liệu trong danh sách vào những vị trí tương ứng trên văn bản, mặc định của chương trình là ứng với mỗi một dòng (Record) dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang văn bản tương ứng.
Tài liệu văn bản chứa nội dung không đổi (như thư mời, phiếu điểm) gọi là tài liệu chính (Main Document). Danh sách dữ liệu chứa nội dung thay đổi gọi là nguồn dữ liệu (Data Source). Mỗi cột dữ liệu trong danh sách gọi là Field. Mỗi dòng dữ liệu gọi là mẫu tin hoặc Record.
2. Cách thực hiện:
Bước 1: Tạo File (tập tin) nguồn dữ liệu (Data Source), có thể là bảng (Table) trong Word hoặc là bảng tính (Wordsheet) trong Excel.
Ví dụ: tập tin văn bản có bảng như sau và được lưu với tên DSKH.
STT
Họ
Tên
Địa chỉ
1
Trần Thanh
Tùng
123 Nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM
2
Lê Thanh
Phúc
144 Linh Trung, Q. Thủ Đức, TP.HCM
3
Hồ Thị Thu
Hằng
45 Nguyễn Trãi, Q5, TP.HCM
Bước 2: Tạo tập tin chính (Main Document)
Ví dụ: tạo tập tin thư mời như sau, với những vị trí cần điền dữ liệu Ông bà, Địa chỉ thì bỏ trống và lưu với tên GiayMoi.
GIẤY MỜI
Kính gửi: Ông/bà:
Địa chỉ:
Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.
Địa điểm:
Thời gian:
Trân trọng kính mời!
Đại diện tổ chức
Phó giám đốc
Bước 3: Thực hiện trên tập tin chính các khai báo:
Thứ nhất: Khai báo kết nối với tập tin nguồn dữ liệu:
Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Start Mail Merge, chọn Select Recipients (R), chọn Use An Existing List, tiếp đó chương trình hiện hộp thoại Open, bạn tìm đến tập tin DSKH rồi Enter.
Tiếp đó nhấn Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Edit Recipients List (D), để kiểm tra nguồn dữ liệu được chèn ở Listview. Không muốn chèn dòng dữ liệu nào thì nhấn khoảng trắng để bỏ chọn. Cuối cùng nhấn OK.
Thứ hai: Chèn các Field vào những vị trí tương ứng:
Chèn họ và tên: Di chuyển con trỏ về phía sau chữ Ông/ bà, nơi cần chèn dữ liệu: họ, tên.
– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Họ.
– Cách khoảng trắng rồi nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Tên.
Chèn địa chỉ: di chuyển con trỏ về sau chữ địa chỉ, nơi cần chèn dữ liệu rồi:
– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn địa chỉ rồi Enter.
Kết quả:
GIẤY MỜI
Kính gửi: Ông/bà:«Họ» «Tên»
Địa chỉ:«Địa_chỉ»
Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.
Địa điểm:
Thời gian:
Trân trọng kính mời!
Đại diện tổ chức
Phó giám đốc
Thứ ba: Xem kết quả
Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P), chúng ta sẽ thấy kết quả như sau thể hiện thông tin của dòng dữ liệu đầu tiên.
GIẤY MỜI
Kính gửi: Ông/bà:Trần Thanh Tùng
Địa chỉ:123 nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM
Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.
Địa điểm:
Thời gian:
Trân trọng kính mời!
Đại diện tổ chức
Phó giám đốc
Sau khi kiểm tra kết quả, nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P) một lần nữa để bỏ xem kết quả.
Thứ tư: Trộn thành tập tin kết quả
Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Finish & Merge (F), chọn mục Edit Individual Document. Xuất hiện hộp thoại Merge To New Document, chọn All rồi nhấn Ok.
Kết quả là văn bản mới có số trang tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu, mỗi trang là một giấy mời.
Phạm Thị Kim Thoa
congnghe@trungtamsaomai.org
Hướng Dẫn Chi Tiết Phiếu Tạo Phiếu Lương Từ Bảng Tổng Hợp Tiền Lương
Tài liệu kèm theo bài viết
Mẫu Lương.xlsx
Tải xuống
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… trên website Bothankankanhatban.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!